Améliorer la continuité des activités grâce à un système de communication critique
Les événements d’urgence peuvent survenir dans les écoles, les établissements de soins de santé, les organisations gouvernementales et les entreprises de tous secteurs. Les intempéries, les problèmes de santé mentale, la violence sur le lieu de travail et d’autres crises perturbent souvent les opérations et entraînent de graves conséquences financières. Selon un rapport, chaque minute d’immobilisation coûte 9 000 dollars à une entreprise.
Atténuer les menaces pesant sur les personnes et la productivité
Les perturbations liées à une crise peuvent avoir plusieurs conséquences supplémentaires : elles peuvent avoir un impact sur les relations avec la communauté, menacer la réputation d’une entreprise, limiter la capacité d’une école à enseigner à ses élèves, réduire le moral du personnel ou avoir un impact sur les procédures de soins dans un établissement de santé. Les pannes et les fermetures prolongées peuvent avoir des conséquences financières graves pour les employés, les clients et les actionnaires. Il est essentiel pour les entreprises, les écoles et les organisations d’élaborer des plans d’intervention d’urgence et de récupération qui atténuent les conséquences potentielles des situations de crise.
La planification de la continuité de l’activité comporte de nombreux aspects, depuis la recherche de moyens de réduire les menaces jusqu’à l’amélioration des procédures de réponse et de récupération qui réduiront le temps nécessaire au retour à la normale. Les détails d’un plan de continuité des activités varient d’une entreprise à l’autre, d’une école à l’autre et d’autres organisations, mais les principes fondamentaux sont les mêmes : réduire les impacts immédiats et à long terme des événements de crise sur les opérations.
La communication est essentielle à la capacité d’une organisation à se remettre d’une crise. Les responsables et les administrateurs doivent disposer d’un moyen fiable pour alerter les employés en cas d’urgence et leur fournir des instructions essentielles. Les gestionnaires d’incidents doivent pouvoir accéder rapidement aux documents essentiels et coordonner leur action avec celle des entités externes (par exemple, les forces de l’ordre et les premiers intervenants). Rave Mobile Safety offre une gamme de solutions de communication et de collaboration critiques conçues pour soutenir la continuité des activités des écoles, des entreprises et des organisations de toutes tailles.
Les solutions de communication facilitent une intervention rapide et efficace en cas d’urgence
La continuité des activités consiste à répondre aux situations de crise et à s’en remettre, et la communication joue un rôle essentiel dans les deux cas. Un système de notification de masse fiable et robuste permet aux administrateurs de tenir les employés et les parties prenantes informés en cas d’urgence et lors des opérations quotidiennes. La messagerie multicanal garantit que les destinataires sur site et hors site reçoivent des alertes par voix, courriel, texte, médias sociaux et plus encore.
Un système de communication complet est également essentiel pendant les opérations de récupération. Les outils de communication bidirectionnelle permettent aux responsables de rester en contact avec les membres de leur équipe pour leur fournir des informations essentielles et leur demander des mises à jour. Les cadres peuvent utiliser les systèmes de communication interne pour collaborer aux déclarations publiques et aux interactions avec les clients. Un message fort et cohérent encourage la confiance et construit une réputation solide.
Améliorer la réponse et la récupération en cas de crise grâce à un système de notification complet
Permettez à chaque destinataire de choisir sa langue préférée pour les alertes ; Rave traduit automatiquement les messages dans plus de 60 langues.
Évitez la confusion et la lassitude des alertes en envoyant des messages à des groupes ciblés en fonction de leur rôle, de leur situation géographique ou de leur équipe.
Simplifier les procédures de reprise en donnant aux responsables des outils pour surveiller l’état de santé, le moral et la disponibilité des membres de leur équipe par le biais de messages et de sondages mobiles.
Fournir aux visiteurs et au personnel temporaire des alertes d’urgence sans les ajouter aux bases de données des contacts permanents.
Favorisez la sécurité en permettant aux employés, aux responsables et aux étudiants de signaler immédiatement une urgence et de lancer des protocoles de réponse via une application mobile facile à utiliser.
Améliorer la coordination entre la sécurité, les gestionnaires d’incidents, le 9-1-1 et les premiers intervenants, afin de réduire le temps de réponse.
Atténuer les menaces potentielles en donnant aux élèves, aux employés et aux visiteurs la possibilité de signaler les comportements suspects, les violations de la sécurité, les problèmes de conformité ou les brimades.
Réduisez les erreurs et les efforts redondants grâce à un système complet de gestion des tâches qui permet d’établir automatiquement des listes, d’attribuer des tâches, de suivre les progrès et de s’adapter à l’évolution des conditions et des objectifs.
Offrez aux gestionnaires d’incidents et au personnel de sécurité un référentiel en ligne sécurisé où ils peuvent élaborer, stocker et accéder aux plans et documents d’urgence où qu’ils se trouvent.
Choisir des moyens de communication qui améliorent la continuité des activités
Plusieurs facteurs doivent être pris en compte lors du choix d’un système de communication destiné à assurer la continuité des opérations. La fiabilité est cruciale ; un système de communication d’urgence doit être disponible en cas de crise, y compris en cas de coupure de courant ou de panne informatique.
Il est également essentiel d’évaluer la fonctionnalité dans les situations d’urgence et de non-urgence. L’utilisation de notifications de masse après une crise favorise un rétablissement rapide et efficace, et des fonctions préventives (par exemple, des conseils anonymes) peuvent réduire le risque de violence sur le lieu de travail et d’autres situations d’urgence d’origine humaine.
Améliorer la connaissance de la situation
La réduction du délai des situations d’urgence favorise la continuité des opérations et minimise le risque de préjudice et de perte financière. Donnez aux élèves, aux employés et aux administrateurs l’accès à des outils de signalement mobiles, en les encourageant à signaler les dangers potentiels et à informer les autorités désignées d’une menace ou d’une situation d’urgence imminente.
Envoi de notifications en masse
Les alarmes sur site et les annonces sonores n’atteignent pas les travailleurs à distance, les parents ou le personnel de sécurité hors site. Les notifications de masse multimodales utilisent plusieurs canaux (par exemple, le courrier électronique, les notifications de bureau, l’affichage numérique, la voix, les médias sociaux et les SMS) pour informer les destinataires où qu’ils se trouvent. Les responsables peuvent empêcher les destinataires hors site d’arriver sur les lieux d’une crise. Lorsque la situation est résolue, les administrateurs peuvent informer les bénéficiaires qu’ils peuvent reprendre le travail.
Créer des plans d’urgence complets
La documentation sur les situations d’urgence contribue à l’efficacité des efforts d’intervention et de rétablissement. Les outils de collaboration en cas d’incident permettent aux administrateurs de créer des plans de sécurité pour chaque type de crise et d’y accéder de n’importe où. Les gestionnaires de crise peuvent facilement revoir et mettre à jour les documents d’urgence à la suite d’un exercice ou d’un événement réel.
Soutenir la collaboration en matière de réponse aux crises
Donner au personnel de sécurité interne des outils essentiels pour gérer les efforts de réponse. Des outils de collaboration complets permettent aux administrateurs de partager rapidement des ressources clés (par exemple, des plans d’étage, des informations sur les installations, des itinéraires d’évacuation et des listes de contacts) avec les premiers intervenants et les responsables de l’application de la loi. Les administrateurs peuvent demander des vidéos en direct à des témoins oculaires ou au personnel sur place et coordonner les activités d’intervention avec diverses agences.
Réduire la fatigue liée à l’alerte
La productivité diminue lorsque les employés sont continuellement interrompus par des courriels, des textes et d’autres notifications, en particulier lorsque ces alertes ne s’appliquent pas à eux. L’attention portée aux messages critiques est souvent manquée lorsque la communauté ou l’audience est infiltrée par des spams constants ou des bruits non pertinents. Les notifications ciblées minimisent la fatigue des alertes et réduisent les interruptions inutiles, de sorte que les employés peuvent rester concentrés tout en répondant rapidement aux messages ciblés qu’ils reçoivent.
Promouvoir la communication interne
Les messages opérationnels sont essentiels lors des opérations de réaction et de récupération en cas de crise. Renforcer la communication interne avec les responsables, les employés et les principales parties prenantes afin de réduire la désinformation et la panique. Communiquer avec les étudiants, les patients et les employés pendant les crises pour s’assurer qu’ils sont en sécurité et leur donner des instructions sur la façon de reprendre les activités en personne.
Identifier les lacunes
Des procédures d’urgence inadéquates peuvent prolonger une crise et menacer la reprise, en allongeant le temps nécessaire au redémarrage des opérations normales. Les exercices, les exercices sur table et les bilans après action aident les administrateurs à détecter les problèmes potentiels dans les protocoles d’intervention. La collaboration et la communication en cas d’incident simplifient le processus d’identification des menaces, la création de solutions et leur déploiement lors d’exercices et d’événements futurs.
Informer le personnel à distance
Une solution de communication robuste limite les effets des pannes imprévues et autres urgences. Les administrateurs peuvent soutenir les employés à distance et les professeurs peuvent aider les étudiants à poursuivre leurs études à domicile. Un système de notification de masse peut également tenir les clients et les actionnaires au courant des situations en cours et leur fournir des informations critiques et des mises à jour sur les procédures de reprise.
Des milliers d’organisations lui font confiance
Des milliers de clients font confiance à Rave pour les aider à protéger leurs employés, étudiants et résidents. Nous comptons parmi nos clients certaines des plus grandes communautés, des entreprises les plus respectées et des collèges et universités les plus connus au monde.
Histoires de réussite des clients
Questions fréquemment posées sur la continuité des activités
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