Grâce à Rave Alert, l’université de Floride du Sud met en sécurité plus de 66 000 membres de la communauté lors de phénomènes météorologiques violents.
Témoignage client
Grâce à Rave Alert, l’université de Floride du Sud met en sécurité plus de 66 000 membres de la communauté lors de phénomènes météorologiques violents.
Industrie
Détails pour les clients
L’Université de Floride du Sud compte plus de 51 000 étudiants et plus de 15 000 membres du corps enseignant et du personnel.
Solution
LE DÉFI
Pendant une grande partie de l’année, les responsables de la sécurité de l’Université de Floride du Sud (USF) passent du temps à suivre toutes sortes d’événements météorologiques afin de mettre la communauté du campus à l’abri du danger.
L’USF est basée dans la région de Tampa Bay, avec des campus à Tampa, Sarasota et St. Petersburg. L’université est située dans la partie centrale de la Floride et peut être confrontée à des phénomènes météorologiques violents de mars à novembre. Au cours de cette période, les ouragans et les tornades frappent généralement entre juin et novembre, tandis que les orages majeurs et les éclairs se produisent du printemps à l’automne.
« Certaines des conditions météorologiques que nous connaissons sont plus banales et d’autres plus destructrices », a déclaré Christopher Akin, directeur des technologies de l’information de l’USF. « Les tornades nous préoccupent en raison de leur rapidité et de la difficulté à les prévoir. Les fronts tropicaux ont tendance à se former autour de nous, ce qui entraîne la possibilité de tornades. Nous voulions être en mesure de personnaliser nos alertes météorologiques et d’avertir notre campus de cet événement météorologique spécifique ».
Bien que la Floride ne fasse pas partie de la Tornado Alley, elle compte plus de tornades par mile carré que tout autre État. Selon la National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA), le délai moyen actuel pour une alerte à la tornade est de 13 minutes. Cela signifie qu’entre le moment où une alerte est émise et le moment où il est prévu qu’elle frappe une zone, les gens ont 13 minutes pour se mettre à l’abri.
« Nous sommes une grande université qui compte environ 51 000 étudiants et 15 000 employés et membres de la communauté », a déclaré M. Akin. « Nous avions besoin de fiabilité et d’une réponse rapide. La plateforme Rave a été immédiatement performante. Nous avons pu prouver que nous pouvions envoyer des messages très, très rapidement ».
La solution
L’USF utilise Rave Alert depuis plus de 10 ans et le système de notification de masse est essentiel pour protéger la communauté du campus en cas d’intempéries. Bien que l’USF puisse envoyer des notifications générales à la communauté du campus, les administrateurs souhaitaient que ces messages soient plus ciblés.
« Ce qui se passait, c’est que le service météorologique national émettait une alerte à la tornade dans un comté où se trouve l’un des campus. Nos dispatchers de la sécurité publique vérifiaient l’emplacement et essayaient de déterminer s’il y avait une possibilité que la tornade affecte ce campus », a-t-il ajouté. « Ensuite, ils envoyaient manuellement une alerte sur la base de ce jugement. Il y avait donc beaucoup de décisions à prendre, beaucoup de choses à faire et beaucoup de temps perdu. Le temps qu’ils envoient les messages, l’alerte à la tornade était parfois périmée ».
En conséquence, M. Akin et d’autres ont travaillé avec Rave Mobile Safety pour améliorer les alertes météorologiques automatisées dans le système de notification de masse.
« Certains produits émettent des alertes en fonction du comté dans lequel vous vous trouvez, ce qui ne nous convenait pas vraiment car les comtés de Floride sont assez vastes. Ainsi, un événement qui se produit dans le sud du comté n’affectera peut-être jamais l’un de nos campus », a expliqué M. Akin. « Le National Weather Service envoie les coordonnées géographiques de l’alerte et Rave Alert est capable de les lire. Nous utilisons Rave Alert pour dessiner un polygone autour de notre campus, de sorte que nous ne recevons que les alertes que nous voulons et qui vont affecter notre propriété. Grâce à l’automatisation, nous recevons immédiatement une alerte et nous l’envoyons dans les deux minutes qui suivent.
Akin et d’autres administrateurs ont envoyé des notifications d’urgence lorsque les trois campus ont fait l’objet d’alertes à la tornade en l’espace de quelques semaines fin 2018. Le campus de Sarasota a été le premier à faire l’objet d’une alerte au début du mois d’octobre et a été légèrement endommagé par une tornade. Les responsables de l’USF ont envoyé des SMS à environ 2 500 étudiants, professeurs et membres du personnel à Sarasota. Peu de temps après, ils ont envoyé des messages textuels à quelque 6 000 étudiants, enseignants et membres du personnel du site de Saint-Pétersbourg pour les avertir à nouveau. Enfin, le campus de Tampa a fait l’objet d’une alerte à la tornade en novembre, et environ 58 000 étudiants, enseignants et membres du personnel ont reçu des messages textuels en l’espace de quelques minutes.
En plus des messages textuels, les administrateurs ont également envoyé des alertes automatisées simultanément par le biais de l’affichage numérique, des alertes de bureau et du site web principal de l’université. Ils ont ensuite informé chaque campus de la fin de la menace de tornade.
« C’est ce que nous apprécions dans Rave Alert », a déclaré M. Akin. « C’est automatisé. Le service de police n’a rien eu à faire pour que ces alertes soient diffusées. Mon équipe informatique n’a rien eu à faire. Les responsables des relations publiques non plus. Il n’y a rien à faire. Rave Alert travaille en coulisses et nous envoyons un message manuel de fin d’alerte. »
Il a également déclaré que le fait de pouvoir cibler un campus spécifique permet d’éviter la lassitude des alertes auprès de la communauté du campus de l’USF.
« Nous n’avons pas à alerter les gens de St. Pete, qui se trouve dans un tout autre comté, lorsqu’il y a un problème à Tampa », a déclaré M. Akin. « Si nous le faisions, ils ne nous écouteraient plus. Nous sommes en mesure d’envoyer des alertes qui ne s’appliquent qu’à eux ».
En outre, M. Akin et d’autres administrateurs de l’USF utilisent Rave Alert pour avertir la communauté universitaire en cas d’ouragans. Ils utilisent le système pour notifier la fermeture et la réouverture d’un campus, ainsi que pour rappeler les personnes clés. « C’est un outil essentiel dans notre boîte à outils », a-t-il déclaré.
L’USF envisage d’utiliser Rave Alert pour avertir les campus de l’USF en cas de foudre. La Floride a la plus forte densité de foudroiements, avec une moyenne d’environ 20 par mile carré chaque année au cours des cinq dernières années. Entre 2007 et 2018, 47 personnes ont été tuées par la foudre en Floride. La chaleur et l’humidité de l’État ont favorisé les éclairs, en particulier dans les comtés proches des zones côtières. La Floride centrale, où se trouvent les campus de l’USF, est connue pour être la capitale de l’éclair aux États-Unis.
« Nous sommes sur la côte du golfe du Mexique, au centre de la Floride, et des orages violents se produisent tous les après-midi de l’été », a-t-il déclaré. « La foudre est difficile à prévoir, mais si elle a frappé une zone une fois, elle est susceptible de frapper dans la même zone. Nous avons beaucoup d’installations en plein air et nous ne voulons pas que les gens soient à l’extérieur. Deux personnes ont été tuées par la foudre sur le campus ces dernières années et nous voulons nous en prémunir.
« Nous avons une bonne relation de travail avec Rave, et Rave Alert a été très efficace en permettant à l’ensemble de notre population d’être informée presque simultanément de ce qui pourrait se passer.
CHRISTOPHER AKIN
DIRECTEUR DE L’INFORMATIQUE
UNIVERSITÉ DE FLORIDE DU SUD
Le résultat
Outre les intempéries, l’USF émet des notifications d’urgence via Rave Alert pour les pannes de courant, les incendies, les catastrophes environnementales, les activités criminelles, telles que les tireurs actifs, les personnes armées et les alertes à la bombe, ainsi que d’autres questions liées à la loi Clery.
« Rave Alert nous a aidés à faire connaître des dizaines d’événements chaque année depuis que nous l’utilisons », a-t-il déclaré. « Nous tenons le campus informé lorsque
en matière de sécurité sur les campus. Nous envoyons des alertes en partie sur la base des directives de la loi Clery, mais nous voulons aussi garantir un environnement sûr. Nous avons eu quelques incidents, tels qu’une alerte à la bombe et des activités criminelles, qui nous ont permis d’avertir la population du campus qu’elle ne devait pas se rendre dans cette zone. Cela a été très efficace ».
L’utilisation de Rave Alert depuis plus de 10 ans a donné à Akin l’occasion de contribuer à la mise en œuvre d’innovations dans le système de notification de masse.
« Nous revenons constamment vers nos contacts Rave pour leur faire part de ce que nous disent nos étudiants, les responsables de la sécurité publique, le corps enseignant et le personnel en ce qui concerne la fonctionnalité », a-t-il déclaré. « Rave Mobile Safety est très prompt à transformer une demande d’un client en une réalité très rapide. Certaines des caractéristiques de Rave Alert sont le résultat direct de notre collaboration sur ce qui fait sens dans ce domaine en pleine croissance. »
M. Akin a cité le développement de SnapSend comme exemple de cette collaboration. Avec SnapSend, les dispatchers peuvent rédiger des messages et les envoyer encore plus rapidement.
« Nos dispatcheurs de police ou quiconque envoie une alerte peuvent obtenir un modèle très rapidement sur la base d’une alerte d’urgence », a-t-il déclaré. « Il n’est pas nécessaire d’appuyer sur beaucoup de boutons supplémentaires. Il leur fournit une liste de scénarios et, en deux ou trois clics, ils peuvent lancer une alerte. C’est tout ce qu’ils ont à faire. Il s’agit d’un outil très rapide : il suffit de le sélectionner et d’y aller.
« Nous avons une bonne relation de travail avec Rave, et Rave Alert a été très efficace en permettant à l’ensemble de notre population d’être informée presque simultanément de ce qui pourrait se passer », a ajouté M. Akin.
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