L’Université de Floride centrale assure la sécurité du campus pendant l’ouragan Irma grâce à Rave Alert
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L’Université de Floride centrale assure la sécurité du campus pendant l’ouragan Irma grâce à Rave Alert
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Détails pour les clients
L’université de Floride centrale a envoyé une alerte à la tornade Rave Alert à 76 000 personnes en deux minutes environ, soit 18 minutes plus vite que les notifications à l’échelle du comté.
Solution
LE DÉFI
Il y a plus de tornades par mile carré en Floride que dans n’importe quel autre État. Lorsqu’un ouragan ou une tempête majeure traverse la péninsule de Floride, il est susceptible de provoquer des tornades dans le quadrant nord-est, et le centre de la Floride se trouve souvent dans cette zone.
Le délai pour avertir les Floridiens de la présence de tornades est vital et bref. Selon la National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA), le délai moyen actuel pour une alerte à la tornade est de 13 minutes. Cela signifie qu’entre le moment où une alerte est émise et le moment où il est prévu qu’elle frappe une zone, les gens ont 13 minutes pour se mettre à l’abri.
« Plus l’alerte est rapide, mieux c’est », a déclaré Joe Thalheimer, coordinateur des alertes et de la communication de l’Université de Floride centrale. « Comme il s’agit d’une moyenne, il se peut que nous n’ayons pas les 13 minutes de délai nécessaires.
L’Université de Floride centrale (UCF) est située à l’est du centre-ville d’Orlando, où elle s’étend sur 1 415 acres et comprend environ 220 bâtiments. L’université compte plus de 68 000 étudiants et plus de 13 000 membres du corps enseignant et du personnel. Elle possède également 11 campus régionaux répartis dans le centre de la Floride. L’UCF est la plus grande université de Floride en termes d’inscriptions et l’une des plus grandes universités du pays.
Au cours du semestre de printemps 2017, l’UCF a été informée que l’entreprise, qui fournissait son système de notification de masse des destinataires distribués de niveau 3, quittait ce segment de marché. Thalheimer disposait de quelques mois pour trouver un système de notification de remplacement.
« Nous avions 76 000 utilisateurs, nous avions donc besoin de quelque chose de rapide pour les messages textuels et nous devions pouvoir envoyer les messages en deux minutes », a-t-il déclaré. M. Thalheimer souhaitait également que le nouveau système de notification soit doté d’une interface intuitive, similaire à l’ancien système de notification de l’UCF.
L’UCF a lancé un appel d’offres pour de nouveaux fournisseurs de services de notification de masse et M. Thalheimer s’est penché sur les entreprises qui ont réussi à soutenir de grandes universités. Il s’est également entretenu avec des collègues d’autres grandes universités, leur demandant quels systèmes ils utilisaient, qui était sur leurs systèmes, combien de temps il fallait pour diffuser un message et ce qu’ils appréciaient dans leurs systèmes.
La solution
La Floride disposait déjà d’un système de notification à l’échelle de l’État, mais M. Thalheimer souhaitait ajouter une couche supplémentaire de protection pour la communauté de l’UCF. L’université a choisi Rave Alert comme système de notification de masse. Les notifications par courriel et par SMS de Rave Alert sont envoyées aux étudiants, aux professeurs, aux employés et à d’autres entités extérieures à l’UCF travaillant sur le campus, telles que les fournisseurs de services de restauration, le personnel de construction et les travailleurs temporaires opérant sur des projets à long terme.
L’université a testé Rave Alert tout au long de l’été 2017 et était prête à effectuer son test régulier du semestre d’automne, lorsque l’ouragan Irma s’est développé à la fin du mois d’août. Après avoir causé des destructions massives dans l’Atlantique, l’ouragan s’est attaqué à la Floride en septembre. L’ouragan de catégorie 4 a entraîné la fermeture du Kennedy Space Center, du Walt Disney World Resort et d’autres entreprises importantes, ainsi que des parcs thématiques et aquatiques.
Avant qu’Irma ne touche terre, l’UCF a demandé à autant de personnes que possible d’évacuer. Environ 3 000 d’entre eux sont restés sur le campus dans des lieux de sortie avec les forces de l’ordre de l’université. Pendant qu’ils se trouvaient sur leur lieu d’intervention, ils ont reçu des notifications par courrier électronique et par SMS de la part de Rave Alert, ainsi que des annonces vocales à l’intérieur des bâtiments et dans l’ensemble de la zone. Lorsque l’ouragan Irma a atteint Orlando, ses vents ont culminé à 78 mph, coupant l’électricité dans plus d’un million de foyers et inondant les quartiers de la région.
Le département de la sécurité et de la gestion des urgences de l’UCF a commencé à envoyer des courriels et des SMS le 5 septembre 2017, fournissant des mises à jour sur les ouragans et offrant des ressources à la communauté de l’UCF. L’UCF a envoyé un ou deux messages par jour jusqu’au 12 septembre 2017, date à laquelle elle a envoyé le dernier message lié à l’ouragan. Un bref message a été envoyé sur la situation, en 160 caractères, et a renvoyé les utilisateurs de l’UCF à une page web où ils pouvaient trouver des informations supplémentaires. Les messages comprenaient des mises à jour sur les ouragans (localisation de la tempête, calendrier, impacts prévus et mesures de protection),
l’annulation du match de football opposant Memphis à l’UCF, des informations sur les abris pour les étudiants qui ne vivent pas sur le campus, l’annulation des cours et les fermetures et réouvertures de campus.
Les alertes se sont multipliées le 11 septembre 2017, lorsque Irma a touché terre, provoquant plus de 50 alertes à la tornade dans le centre de la Floride ; 21 tornades ont été confirmées dans la péninsule de Floride. Si un campus se trouve dans le polygone de tornade du National Weather Service, il est automatiquement alerté par le biais de la géo-clôture. Plusieurs polygones de tornades ont traversé les campus de l’UCF. M. Thalheimer et ses collègues, qui se trouvaient au centre des opérations d’urgence de l’UCF pendant toute la durée de l’ouragan Irma, ont envoyé des messages d’alerte Rave à la communauté de l’UCF. Les messages ont été reçus en deux minutes environ, alors que les messages des comtés environnants ont été retardés de 20 minutes, bien qu’ils aient été envoyés en même temps.
« En cas de tornade, le temps de réaction est très court », a-t-il déclaré. « Dans 20 minutes, la tornade aura disparu. Elle est partie. »
« Nous avions 76 000 utilisateurs, nous avions donc besoin de quelque chose de rapide au niveau des messages textuels et nous devions pouvoir envoyer les messages en deux minutes.
JOE THALHEIMER,
COORDINATEUR DES ALERTES ET DES COMMUNICATIONS
UNIVERSITÉ DE FLORIDE CENTRALE
Le résultat
« Lorsque la communauté de l’UCF est en danger, c’est là que nous utilisons Rave Alert », a-t-il déclaré. Les notifications sont émises lorsqu’elles sont liées aux directives de la loi Clery et à des situations potentielles de sécurité de la vie, comme l’alerte de la communauté du campus pour éviter des zones spécifiques en raison de l’activité de la police.
Rave Alert est strictement utilisé pour les urgences et les utilisateurs de l’UCF sont automatiquement inscrits dans le système. Lorsque l’ouragan Irma a frappé, l’UCF comptait environ 76 000 utilisateurs dans le système de notification Rave Alert, et en compte actuellement environ 78 000. La communauté du campus de l’UCF peut uniquement refuser les alertes par SMS, et moins de 5 % de ses 81 000 membres l’ont fait.
L’UCF utilise également la fonction SMS Opt-In de Rave Alert avec le personnel chargé de l’application de la loi lors d’événements spéciaux. En plus de son service de police de 80 membres, l’université emploie, pour les matchs de football à domicile, des membres des forces de l’ordre qui ne sont pas en service et qui proviennent de cinq agences. Environ 150 à 200 policiers assurent la sécurité les jours de match. Cette fonction permet à ces agents de se connecter temporairement à Rave Alert en envoyant un mot-clé par SMS à un code court. Tout en assurant la sécurité des événements, ces agents reçoivent des messages textuels et des informations sur des situations particulières. L’option SMS Opt-in peut être configurée pour expirer automatiquement à une date spécifique ou après un certain temps, de sorte que les agents d’agences extérieures ne reçoivent pas de notifications après la fin de l’événement.
L’université continue de tester le système tout au long de l’année, d’autant plus que l’UCF subit une « énorme » transition de base de données avec des milliers d’étudiants qui obtiennent leur diplôme chaque semestre.
« J’aime que ça marche, c’est ma devise », a déclaré M. Thalheimer. « Je ne veux pas avoir à redémarrer mon système 16 fois. Je ne veux pas avoir à faire 12 millions de réglages. Je veux juste que ça marche. J’ai beaucoup de choses à faire et je n’ai pas beaucoup de temps pour téléphoner à l’assistance technique pour résoudre des problèmes. C’est ce qu’il y a de bien avec Rave Alert. Il fonctionne.
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