Protéger les élèves avec un générateur de PDF pour les écoles
Le 2 octobre 2022, l’un des plus grands districts scolaires du pays a été victime d’une violation de données comme on n’en avait jamais vu auparavant. Le LAUSD a été piraté par un gang de ransomware qui a menacé de placer les informations des employés et des élèves sur le dark web s’ils ne recevaient pas une somme forfaitaire avant le 4 octobre.
Les données ont été publiées dimanche, bien avant la date limite. Cette loi a montré plus clairement que jamais que la protection des informations relatives à nos enfants est d’une importance vitale. Dans un monde qui fonctionne presque entièrement en ligne, nous devons trouver des moyens de protéger les informations que nous envoyons par courrier électronique ou par message direct.
La meilleure façon de le faire est d’utiliser un générateur de PDF.
Qu’est-ce qu’un PDF Builder ?
Beaucoup d’entre nous savent qu’il est possible de protéger les PDF par des mots de passe. Malheureusement, l’utilisation de mots de passe générés par l’homme nous rend encore extrêmement vulnérables aux piratages et aux brèches.
Au lieu de cela, un PDF Builder génère automatiquement un mot de passe pour protéger les relevés de notes, les bulletins de notes et d’autres informations sensibles. En outre, les PDF Builders permettent aux expéditeurs de suivre la livraison et l’ouverture grâce à des rapports en temps réel, et confirment électroniquement la réception en quelques minutes.
Un constructeur de PDF va au-delà de la simple protection des informations. Il permet d’économiser de l’argent, du temps et du papier en transférant des informations par voie électronique.
Avantages de l’échange électronique d’informations
Outre les avantages économiques et environnementaux liés à la limitation de l’utilisation du papier à l’intérieur et à l’extérieur de la salle de classe, l’échange électronique d’informations par le biais de portails pour les élèves facilitera la vie des parents, des enseignants et des administrateurs de l’école.
Gain de temps
Les PDF builders permettent aux enseignants d’envoyer des informations sécurisées sur les élèves aux parents en les envoyant simplement par courrier électronique ou en les téléchargeant sur un portail. Naturellement, cela leur permettra de gagner beaucoup de temps. Lorsqu’ils utilisent la communication papier, les enseignants doivent créer manuellement leurs carnets de notes et séparer les bulletins de notes qu’ils envoient à la maison.
En revanche, le PDF Builder permet aux enseignants de saisir les notes une seule fois et d’envoyer ces informations aux parents, aux administrateurs et aux élèves en une seule fois.
Clarté et contrôle
Lorsque les écoles utilisent des outils tels qu’un générateur de PDF pour communiquer et partager les notes, elles s’assurent qu’il n’y a pas de place pour les questions. En cas de perte d’un bulletin ou d’une note sur papier, la note est perdue. De plus, les bulletins de notes ou les relevés de notes sur papier peuvent facilement être manipulés pour faire apparaître une note différente.
Les documents électroniques sont beaucoup plus difficiles à perdre et doivent être effacés consciemment. Grâce au générateur de PDF, tous ceux qui en ont besoin – parents, élèves et enseignants – disposent à tout moment d’un dossier accessible.
Livraison simple et traçable
En plus d’envoyer des informations spécifiques aux élèves directement aux parents par email, notre SwiftK12 PDF Builder vous permet également de suivre la livraison et la réception. Vous n’aurez plus à vous soucier de l’interception des messages et des rapports par les étudiants.
Deuxièmement, il est également beaucoup plus facile d’assurer le suivi avec les parents lorsque vous envoyez les dossiers par voie électronique.
Réduction des coûts
Alors que de nombreux États réduisent le financement des écoles et des districts, de nombreux directeurs d’école, chefs d’établissement et enseignants cherchent des moyens de réduire les coûts sans affecter les élèves. Des études ont montré que lorsque les écoles se passent complètement de papier, elles ont la possibilité d’économiser jusqu’à 277 530 dollars par an.
Cette réduction des dépenses permet de consacrer plus d’argent aux élèves et à l’éducation. Dans un pays où le financement de l’enseignement public ne cesse de diminuer, il s’agit d’une économie importante qui pourrait aider à soutenir un district entier.
Mise en œuvre de SwiftK12 PDF Builder dans votre école
Lors de la transition vers un nouveau système de communication, il est important de faire preuve de prudence et d’intentionnalité.
Grâce à SwiftK12 PDF Builder de Rave Mobile Safety, vous pouvez mettre en place un système sans papier pour les bulletins de notes, les relevés de notes, les rapports de processus, les évaluations et toutes les informations relatives aux élèves.
Tout d’abord, évaluez les objectifs de votre nouveau système sans papier. Ensuite, en travaillant à rebours à partir de ces objectifs, définissez les étapes que vous et votre personnel devez franchir pour les atteindre.
À chaque étape, examinez attentivement les protocoles de sécurité afin de vous assurer que les informations concernant les étudiants sont protégées. Si vous êtes prêt à mettre en place une communication sans papier dans votre école ou votre district, veuillez explorer le module de création de PDF de Rave Mobile Safety.
