Systèmes d’appels téléphoniques automatisés et systèmes de notification d’urgence

L’arbre téléphonique est un outil de communication que les organisations utilisent depuis des décennies pour transmettre des informations sensibles au temps et des alertes d’urgence. Les écoles, les établissements de santé et les entreprises peuvent utiliser un arbre téléphonique pour informer les étudiants et les employés des fermetures liées aux conditions météorologiques, des pannes d’électricité ou d’autres circonstances imprévues. Un arbre téléphonique peut également être utilisé pour les communications internes telles que les changements d’horaire, les annonces publiques et les rappels.

Toutefois, si le système de l’arbre téléphonique est utile, il ne permet pas de relever les défis modernes que sont la dispersion du personnel, la multiplicité des canaux de communication et les préoccupations liées à la protection de la vie privée et à l’épuisement des alertes. Les communications par téléphone ne sont pas suffisamment rapides ou fiables pour être utiles en cas de pannes informatiques, de catastrophes naturelles, de tirs d’armes à feu et d’autres crises.

La technologie de l’automatisation peut améliorer le système traditionnel de l’arbre téléphonique, en améliorant la vitesse, la précision et l’efficacité. Toutefois, même avec ces avantages, un arbre téléphonique peut s’avérer insuffisant dans certains cas, en particulier dans les situations d’urgence. Un système de communication critique robuste intègre l’efficacité d’un arbre téléphonique automatisé à de nombreuses autres fonctions, notamment des alertes d’urgence multicanaux, des outils de gestion des incidents et des capacités de vérification de l’état de la situation.

Qu’est-ce qu’un arbre téléphonique ?

Un arbre téléphonique est essentiellement une méthode de communication avec un grand groupe de personnes par le biais d’appels vocaux. Comme son nom l’indique, un arbre d’appel commence par le fait que la source téléphone à quelques personnes pour leur transmettre un message. Chacune de ces personnes appelle ensuite ses contacts désignés, qui appellent leurs contacts et ainsi de suite, jusqu’à ce que le message soit transmis à chaque destinataire par le biais d’un « arbre » de communication qui ne cesse de se ramifier.

Inconvénients courants des arbres téléphoniques

Un arbre téléphonique évite à un petit groupe de personnes de devoir passer des dizaines ou des centaines d’appels, ce qui est inefficace et fastidieux. En répartissant la charge de la communication sur l’ensemble de l’organisation, un arbre d’appel permet de s’assurer que les informations critiques parviennent à tous les destinataires dans un ordre déterminé. Cependant, le système de l’arbre téléphonique est inadéquat à plusieurs égards.

Vitesse lente

Bien qu’un arbre téléphonique permette certainement de gagner du temps en demandant à une personne de contacter le reste de l’organisation, il s’agit d’une méthode relativement lente. Même si chaque personne de l’arbre appelle immédiatement les personnes qu’elle a désignées, il peut s’écouler des heures avant que l’information ne parvienne aux personnes situées au bas de l’arbre. Si une personne de l’arbre téléphonique est injoignable ou ne parvient pas à contacter la branche suivante de l’arbre, il peut s’écouler encore plus de temps avant que les informations ne parviennent à tous les destinataires.

Désinformation

Un arbre téléphonique est essentiellement une version « officielle » du vieux jeu téléphonique et, en tant que tel, il y a un risque élevé que des informations soient corrompues, mal comprises ou omises. Les destinataires situés au bas de l’arbre peuvent recevoir un message très différent de celui des destinataires situés au sommet, ce qui peut être source de confusion et de frustration.

Pas de possibilité de suivi

Avec un arbre téléphonique, il peut être difficile de s’assurer que chaque personne a reçu le message. Certains arbres d’appel exigent que les personnes situées en bas de l’arbre appellent l’initiateur pour vérifier qu’elles ont bien reçu le message. Cependant, tous les arbres d’appel n’utilisent pas cette étape, et ce type de contrôle ne permet pas de vérifier avec précision si chaque personne de l’arbre a reçu le message rapidement.

Des canaux de communication limités

L’inconvénient le plus important de l’arbre à palabres traditionnel est peut-être son support : le téléphone. Les appels téléphoniques ne sont plus la méthode de communication par défaut ; la plupart des gens préfèrent des méthodes plus rapides telles que le courrier électronique, les notifications sur le bureau et les SMS.

Qu’est-ce qu’un arbre téléphonique automatisé ?

Les progrès technologiques, notamment la VoIP et l’automatisation, ont amélioré l’arbre téléphonique traditionnel, le rendant plus rapide, plus fiable et moins gourmand en main-d’œuvre. Ces systèmes permettent d’envoyer rapidement des messages vocaux ou textuels préenregistrés à des destinataires désignés, pour les informer des nouveautés, des changements d’horaires et d’autres détails importants. Bien que ces applications et services d’arbres téléphoniques automatisés soient certainement meilleurs que les arbres d’appels traditionnels, ils ne sont pas adaptés aux alertes d’urgence et autres communications de crise.

Avantages d’un système de notification de masse

La communication est vitale en cas d’urgence. Les entreprises, les écoles, les établissements de santé et les organisations gouvernementales doivent être en mesure de tenir leurs employés, leurs résidents et leurs visiteurs informés des situations d’urgence et de leur fournir des instructions, telles que des ordres d’évacuation. Dans les situations où chaque seconde compte, un système de communication d’urgence doit être rapide, fiable et facile à activer.

Les solutions de notification de masse de Rave Mobile Safety sont conçues pour être rapides et efficaces. En quelques clics, les administrateurs peuvent envoyer des alertes d’urgence à l’ensemble de l’organisation ou à des groupes désignés. Les notifications d’urgence peuvent être envoyées par voie vocale, par courrier électronique ou par SMS, et sont automatiquement traduites dans la langue préférée du destinataire. D’autres options de communication sont disponibles, notamment les alertes sur le bureau, l’affichage numérique et les annonces sur le système de sonorisation.

Les outils de gestion automatisée des données garantissent l’exhaustivité et l’exactitude des enregistrements de contacts, réduisant ainsi le travail manuel et évitant que des informations sensibles ne soient partagées involontairement avec des personnes qui ne font plus partie de l’organisation. Inversement, la technologie SMS opt-in/opt-out permet aux visiteurs et aux membres du personnel temporaire de s’inscrire pour recevoir des alertes d’urgence sans avoir à communiquer d’informations personnelles ou à demander à être ajoutés à des bases de données internes.

Avec un système de notification d’urgence multicanal, les administrateurs peuvent être sûrs que leurs destinataires ont toutes les chances de recevoir rapidement les messages critiques, où qu’ils se trouvent. En outre, les systèmes de notification de Rave sont dotés d’outils de communication bidirectionnelle intégrés qui permettent aux responsables de demander des vérifications de statut en temps réel, ce qui les aide à s’assurer que tous les employés ont reçu le message.

Garder les employés connectés et informés dans toutes les situations

Les entreprises, les écoles et les organisations de toutes tailles doivent se préparer aux situations de crise, qu’il s’agisse de pannes de courant, d’incendies de forêt, de cyberattaques ou de tirs d’armes à feu. Un système de communication et de notification est un aspect essentiel de la préparation aux situations d’urgence. Il permet aux responsables de maintenir leurs employés en contact et de les informer avant, pendant et après une crise.

Un arbre téléphonique traditionnel n’est ni assez rapide ni assez complet pour être utilisé en cas de crise. Heureusement, Rave Mobile Safety propose une gamme de solutions de communication critiques qui comblent les lacunes de l’arbre d’appel. Nos outils de notification de masse sont dotés d’une automatisation de pointe, d’une fonctionnalité de gestion des incidents et d’interfaces conviviales. Pour en savoir plus sur nos solutions préfabriquées ou discuter d’une option personnalisée, contactez notre équipe.