L’Université Concordia tire parti de Rave pour réagir rapidement à l’épidémie de COVID-19
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L’Université Concordia tire parti de Rave pour réagir rapidement à l’épidémie de COVID-19
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Détails pour les clients
Concordia possède deux campus dans le centre-ville de Montréal, au Québec. L’établissement propose des cours en ligne jusqu’à ce qu’il soit possible de rouvrir le campus aux étudiants et aux membres du corps enseignant et du personnel non essentiels.
Solution
LE DÉFI
Lorsque les responsables de la sécurité des étudiants de l’Université Concordia ont choisi Rave Mobile Safety et sa solution de communication et de collaboration critique, ils n’auraient jamais pu prédire comment ils finiraient par utiliser la plateforme.
À l’automne 2019, l’Université Concordia s’est associée à Rave pour aider à améliorer la communication entre ses deux campus au centre-ville de Montréal. Avec une population d’environ 46 000 étudiants et plus de 6 000 membres du personnel, l’université avait besoin d’un moyen de communiquer avec l’ensemble de la communauté du campus, ainsi que de la possibilité d’adapter et de cibler les messages sur des groupes plus petits et spécifiques.
Par exemple, si un test d’alarme incendie est prévu dans un dortoir particulier du campus, Concordia ne devra informer que les étudiants qui vivent dans ce dortoir. Avant la mise en œuvre de Rave, ce message devait être envoyé à tout le monde, qu’ils vivent ou non dans ce dortoir.
« Lorsque nous envoyons aux gens trop d’alertes qui ne les concernent pas, ils se désintéressent de nos messages et n’y prêtent plus attention », a déclaré Brigitte Boutet, responsable de la préparation aux situations d’urgence à l’université. « Nous essayons de ne diffuser que les informations qui ont un impact sur la routine quotidienne du personnel et des étudiants.
En outre, M. Boutet a été particulièrement intéressé par la manière dont la plateforme Rave pouvait améliorer la communication bidirectionnelle avec les étudiants. Avant la mise en place de Rave, les étudiants ne pouvaient alerter la sécurité du campus qu’en passant un appel vocal. Avec Rave, les étudiants peuvent envoyer des SMS plus discrets lorsqu’ils ont un problème de sécurité, par exemple lorsqu’ils signalent une personne suspecte sur le campus.
Les capacités de traduction linguistique de Rave ont également été très appréciées. Concordia est une université anglophone située au Québec, une province majoritairement francophone. Pour cette raison, toute communication doit se faire en anglais et en français. La communication bilingue est un mode de vie à l’Université Concordia, c’est pourquoi Mme Boutet se dit enthousiaste à l’idée d’explorer les possibilités de traduction.
La solution
Concordia était presque prête à déployer officiellement la solution Rave lorsque l’épidémie COVID-19 a frappé en mars 2020. Malgré ce développement inattendu, l’une des premières utilisations de Rave à Concordia a eu lieu alors que de nombreuses personnes étaient encore en train de s’adapter à la nouvelle réalité. Lorsqu’une panne de courant à l’université a affecté les activités hors campus, une notification a été rapidement envoyée à toutes les personnes concernées, comme les étudiants qui suivent des cours en ligne.
« La transition s’est faite presque sans heurts », explique M. Boutet. « La plupart des membres de la communauté n’ont même pas réalisé que les notifications étaient envoyées à partir d’un nouveau système.
Même si les employés essentiels étaient les seules personnes autorisées à se rendre sur le campus, M. Boutet a constaté que Rave pouvait être un outil de communication puissant, même lorsque de nombreux étudiants et membres du personnel de l’université étaient dispersés dans le monde entier. Selon M. Boutet, la possibilité d’envoyer des notifications ciblées géographiquement contribuera à réduire le nombre d’alertes non pertinentes envoyées aux citoyens. En cas d’urgence sur le campus, Boutet peut envoyer des alertes uniquement aux personnes présentes sur le campus, plutôt qu’à l’ensemble de la communauté de Concordia.
L’université fournit également une liste consolidée de ressources afin que les étudiants puissent rapidement trouver comment recevoir des soins pendant la fermeture des campus de Concordia. Les étudiants pourraient également accéder facilement aux ressources de bien-être de l’université et du gouvernement canadien, ou trouver d’autres sources d’aide qui sont continuellement offertes, comme le Centre de ressources contre les agressions sexuelles (SARC) du campus ou prendre un rendez-vous téléphonique avec les Services de conseil et de psychologie (CPS).
« Nous fournissons de nombreuses ressources aux étudiants », a déclaré M. Boutet. « Il était important qu’ils puissent utiliser ces ressources à la fois sur le campus et en dehors. Nous voulions nous assurer qu’ils recevaient des informations fiables comme s’ils étaient sur le campus pendant un semestre normal ».
« La transition [to the Rave platform] s’est faite presque sans heurts. La plupart des membres de la communauté n’ont même pas réalisé que les notifications étaient envoyées par un nouveau système ».
BRIGITTE BOUTET
RESPONSABLE DE LA PRÉPARATION AUX SITUATIONS D’URGENCE
UNIVERSITÉ DE CONCORDIA
Le résultat
Le semestre d’automne 2020 de l’Université Concordia se déroulera principalement en ligne. Les étudiants pourront accéder à leurs cours habituels qui sont disponibles à la demande depuis n’importe quel endroit du monde. L’exception est lorsque l’expérience pratique est nécessaire, comme le travail en laboratoire ou en atelier. Même dans ce cas, il est essentiel de respecter les mesures de sécurité appropriées et de modifier le programme pour que les étudiants puissent participer au fur et à mesure, avec moins de participants que d’habitude.
Depuis le début de l’épidémie, l’accès au campus de Concordia a été limité aux employés qui assurent des services essentiels, tels que le personnel de sécurité ou les techniciens. En outre, les employés autorisés ont pu travailler sur le campus pour soutenir les laboratoires, les chantiers de construction et d’autres priorités approuvées. À partir du semestre d’automne, Concordia autorisera le retour des employés qui fournissent d’autres services sur le campus.
Même si le campus de Concordia sera beaucoup plus calme cet automne, Mme Boutet affirme que son équipe doit prendre en compte et planifier la sécurité de ces personnes.
« Heureusement, nous faisons une distinction très nette entre ce qui relève de notre responsabilité et ce qui relève de la santé publique », a déclaré M. Boutet. « S’il y a un risque sur le campus pour notre communauté, nous alerterons notre personnel et nos étudiants via Rave afin qu’ils puissent prendre les précautions et les mesures de sécurité qui s’imposent ».
Bien que l’épidémie de coronavirus ait complètement bouleversé les normes en vigueur sur le campus, M. Boutet estime que les mêmes risques de sécurité subsistent. Montréal est sujette à des phénomènes météorologiques violents, et les personnes présentes sur le campus devront toujours être averties en cas d’alerte régionale aux orages violents ou si un blizzard hivernal menace de fermer le campus.
M. Boutet et les personnes chargées de la sécurité des étudiants et du personnel utiliseront les capacités de Rave Mobile Safety pour se préparer au semestre d’automne et au-delà, qu’il s’agisse d’incidents quotidiens, d’intempéries ou d’événements rares, tels qu’une pandémie mondiale.
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