4 signes indiquant que vous avez besoin d’un système de notification de masse pour vos communications internes

Demandez à n’importe quel expert en RH ou en communication marketing de vous faire part de l’une de ses plus grandes frustrations, et il est fort probable qu’il vous répondra en premier lieu qu’il faut faire lire les messages de communication interne. Les employés sont trop occupés pour répondre ou pour remarquer les messages. Il se peut qu’ils soient hors site et qu’ils ne puissent pas les lire. Ou encore, les messages se perdent dans une mer d’autres messages entrants.

C’est là qu’un système de notification de masse peut être utilisé pour d’autres raisons que les urgences. Un système de notification de masse permet de s’assurer que tous les employés reçoivent et répondent aux messages critiques et non urgents. Pour savoir si votre organisation peut bénéficier d’un tel système de notification de masse, lisez ce qui suit.

Vous ne savez pas quels messages reçoivent vos employés

L’un des premiers signes les plus évidents que votre entreprise a besoin d’un système de notification de masse est que vos employés ne les reçoivent pas ou ne les lisent pas. Votre communication interne est inutile si personne ne lit vos messages.

Évitez les situations où des problèmes se sont posés, des dommages ont été causés ou, en cas d’urgence, une vie a été perdue parce qu’une personne n’a pas reçu le bon message. Un système critique de communication et de collaboration tient tout le monde informé grâce à des messages illimités, multimodaux et multilingues.

Lorsque vous choisissez un système de communication de masse, recherchez-en un qui vous permette également d’exploiter les données relatives à l’engagement. Ces données vous aideront à comprendre quels types de messages trouvent un écho et suscitent l’intérêt de votre équipe.

Les données d’engagement vous permettent de visualiser le contenu des messages, les réponses éventuelles, les succès/échecs en fonction de la méthode d’envoi et du contact avec le destinataire, et bien plus encore. Vous pouvez utiliser ces informations pour améliorer stratégiquement l’efficacité des messages dans l’ensemble de votre organisation et suivre l’engagement autour des initiatives de l’entreprise.

Votre équipe est fatiguée par les alertes

L’utilisation d’un système de notification de masse pour les situations d’urgence ou non pose souvent le problème de ce qu’on appelle la lassitude de l’alerte. La fatigue liée aux alertes survient lorsqu’une personne est désensibilisée par un nombre excessif d’alertes. En conséquence, des alertes importantes sont oubliées, voire manquées.

Pour lutter contre la lassitude des alertes, un système de notification de masse offrant des fonctionnalités spécifiques peut être utile. La première fonction consiste à utiliser des modèles prédéfinis pour distinguer certains types de messages. La mise en place de modèles génériques tels que « Fermeture du bâtiment », par exemple, permet non seulement d’accélérer le processus de messagerie, mais aussi de signaler au lecteur qu’il s’agit d’une situation non urgente.

Une autre fonction qui peut s’avérer utile est la limitation du nombre de modes de messagerie par les utilisateurs autorisés. Par exemple, vous pouvez donner aux responsables de la santé et de la sécurité le pouvoir d’utiliser tous les modes de communication en cas d’urgence, et aux responsables des ressources humaines le pouvoir de n’utiliser que les messages vocaux et le courrier électronique.

Il est difficile de communiquer avec chaque employé

Selon la taille de votre organisation et le secteur dans lequel vous travaillez, vous pouvez avoir des employés dans des bureaux satellites, des employés à distance, des employés en déplacement, etc. Êtes-vous en mesure de communiquer efficacement avec chacun d’entre eux ?

Un système multimodal qui permet également d’envoyer des alertes ciblées est essentiel pour communiquer avec l’ensemble de vos employés. Ne vous contentez pas d’un texte ou d’un courriel, surtout en cas d’urgence. Vous voulez un système qui exploite toutes les plateformes – médias sociaux, systèmes PSA, notifications sur le bureau, flux RSS – afin que les informations critiques ne soient pas manquées.

Pouvoir communiquer avec tous ses employés ne signifie pas qu’il faille le faire tout le temps. Cela entraîne une fatigue de l’alerte. Trouvez un système de notification de masse qui vous permette de cibler des groupes spécifiques en fonction de leur rôle, de leur localisation, de leur département, de leur sujet, etc.

Ces fonctionnalités sont également précieuses pour la majorité de vos employés qui travaillent régulièrement au bureau. Si des intempéries ont endommagé le bureau ou si une conduite d’eau a éclaté et inondé le bâtiment, vous aurez besoin d’un système de notification de masse pour contacter votre équipe avant les heures de bureau.

Votre système actuel n’est pas assez efficace

Enfin, si votre système actuel de notification de masse n’est pas à la hauteur de vos exigences, il est temps de trouver un nouveau système qui le soit. Réfléchissez aux besoins de communication de votre organisation et aux fonctionnalités que vous souhaiteriez trouver dans un nouveau système de notification de masse.

Les questions à se poser sont les suivantes

• Quels sont les risques et les menaces auxquels notre organisation est confrontée ? Quels types de messages d’urgence devrions-nous préparer ?
• Pour quels types de situations non urgentes le système serait-il utilisé ?
• Combien d’utilisateurs et d’administrateurs utiliseront notre système ?
• Quelles sont les faiblesses de notre système actuel ? Comment peuvent-ils être améliorés dans un nouveau système ?
• Quelles analyses et données seraient utiles pour évaluer l’efficacité de notre système ?
• Quel est l’avenir de notre entreprise ? Comment notre système devra-t-il s’adapter à cette évolution ?

Le meilleur choix de système de notification de masse est celui qui correspond aux besoins de votre entreprise.

Types de messages que vous pouvez envoyer par l’intermédiaire de votre système de notification de masse

N’oubliez pas qu’un système de notification de masse adéquat peut être utilisé pour d’autres raisons que les urgences. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de messages internes que vous pouvez envoyer par l’intermédiaire de votre système.

1. Formations annuelles à la conformité : Les employés peuvent commencer à ignorer les messages de formation de routine sur la conformité ou l’éthique, mais en ciblant plusieurs canaux de communication, ils verront très probablement le message et effectueront leur recertification.
2. Annonce de réunion d’entreprise : Si vous avez une réunion d’entreprise à venir, envoyez-en les détails par courrier électronique et publiez-les sur le portail interne de l’entreprise. Cela aiderait les employés à se rendre compte de la réunion (et à ne pas oublier d’y assister).
3. Changements de direction : L’annonce des promotions ou des départs des principaux dirigeants de l’entreprise par le plus grand nombre de canaux possible permet d’éviter la confusion parmi les employés, une fois la nouvelle rendue publique.
4. Déménagements ou fermetures de bureaux : Les employés qui se rendent à leur bureau ne verront peut-être pas d’e-mail les informant que leur bureau est temporairement fermé en raison de la rupture d’une canalisation d’eau, mais ils pourront écouter un message vocal annonçant cette fermeture.
5. Périodes d’inscription aux ressources humaines : Il est facile d’envoyer des messages concernant des initiatives soumises à des délais, telles que les périodes d’inscription annuelles. De plus, les sondages peuvent être utilisés pour cibler les employés qui ne se sont pas encore réinscrits.
6. Enquêtes auprès des employés : Demander à un employé quelques minutes de son temps pour donner son avis sur l’entreprise n’est peut-être pas la première priorité sur sa liste, mais en utilisant des notifications multimodales, vous pouvez envoyer des courriels de suivi à ceux qui n’ont pas participé.
7. Rappels de vacances : Si vous avez des bureaux internationaux ou des bureaux qui célèbrent certaines fêtes, vous pouvez facilement cibler des messages pour souhaiter de bonnes vacances à vos employés ou pour rappeler les fermetures de bureaux.

Tirez parti de votre système de notification de masse pour les communications d’urgence et de non-urgence.

Il est possible d’utiliser votre système de notification de masse pour la communication interne non urgente, et cela peut vous aider à comprendre comment les employés réagissent le mieux aux messages diffusés dans l’ensemble de l’entreprise. Lorsque vous utilisez le bon système de notification de masse, vous pouvez constater un meilleur engagement des employés, des réponses plus fiables de la part des employés et une diminution de la fatigue liée aux alertes.

Alors que Rave Mobile Safety offre des solutions connues et fiables pour la collaboration en cas d’incident, la réponse au 9-1-1 et la communication critique, notre plateforme de notification de masse est également le meilleur choix pour la communication interne, non critique.

Les solutions de notification de masse de Rave comprennent des fonctionnalités telles que

• SMS opt-in pour les visiteurs et les membres de la communauté
• Certifié FedRAMP, SAFETY Act et FirstNet, garantissant la protection de vos données.
• Modes de formation pour les exercices sur table et les exercices de sécurité
• Des outils anonymes d’aide à la rédaction pour éviter que les menaces ne s’aggravent
• Segmenter les alertes en fonction de la localisation, du rôle ou d’autres données
• Et bien plus encore

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