Conseils pour l’élaboration d’un plan de continuité des activités solide

L’un des moyens de maintenir une entreprise saine à long terme est de planifier l’avenir. En prévoyant et en anticipant ce qui se passera dans les semaines, les mois et les années à venir, les entreprises peuvent mieux répondre à une situation d’urgence ou à une catastrophe naturelle.

Lorsqu’une urgence inattendue survient, nous sommes rarement prévenus suffisamment à l’avance, voire pas du tout. C’est pourquoi un plan de continuité des activités est essentiel pour votre organisation. Un plan de continuité des activités décrit les procédures et les politiques de votre organisation à suivre en cas d’urgence afin d’améliorer sa réaction et sa reprise.

Voyons ce que recouvre un plan de continuité des activités et comment vous pouvez créer un plan solide pour votre organisation.

Qu’est-ce qu’un plan de continuité des activités ?

Un plan de continuité des activités (PCA) décrit le système de prévention et de récupération de votre entreprise en cas d’urgence ou de menaces potentielles, telles que des conditions météorologiques extrêmes, des cyberattaques, des pannes d’électricité, etc. Votre organisation a besoin d’un plan de continuité des activités solide pour s’assurer que le personnel et les actifs sont en mesure de fonctionner rapidement en réponse à de tels événements.

Sans plan de continuité des activités, votre organisation risque d’être plus lente et moins efficace pour se remettre des conséquences négatives des situations d’urgence : pertes financières, perturbations des activités, dommages causés aux locaux, perte de productivité, etc.

Avec un plan d’entreprise, vous avez l’esprit tranquille, sachant que vous protégez votre personnel, votre marque et votre réputation. Vous diminuerez également les risques et renforcerez la confiance de vos clients.

Un plan de continuité des activités ne doit pas être confondu avec un plan de communication d’urgence. Un plan de communication d’urgence se concentre sur le partage et la diffusion d’informations à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise pendant une situation d’urgence.

Faire définir les objectifs par une équipe

Que votre entreprise commence un nouveau PCA ou qu’elle mette à jour un plan de continuité d’activité existant, il est important d’énoncer l’objectif de votre plan de continuité d’activité. Il peut être aussi simple que « minimiser les perturbations des opérations », mais l’objectif doit être énoncé de manière à ce que le reste de votre plan puisse s’aligner sur lui.

La taille et la composition de l’équipe de gestion de la continuité des activités ou de l’équipe de préparation aux situations d’urgence dépendent de l’entreprise, mais choisissez des responsables ayant de bonnes compétences en matière de direction, de communication et de prise de décision.

Réaliser une analyse d’impact sur les entreprises

Pour réaliser une analyse d’impact sur l’entreprise, vous devez identifier les processus et les fonctions qui sont essentiels et qui seraient les plus touchés par une situation d’urgence. Quelles sont les principales menaces qui pèsent sur votre entreprise ? Que se passerait-il si vos processus ou fonctions étaient inopérants ou devaient être modifiés ?

Les risques pour votre entreprise peuvent varier en fonction de votre secteur d’activité, mais certaines menaces sont communes à tous les types d’organisations.

• Pandémies mondiales : L’épidémie de COVID-19 en 2020 a changé la façon dont les employés travaillaient au bureau, a affecté la chaîne d’approvisionnement et, bien sûr, a eu un impact sur la santé et la sécurité des organisations. Réfléchissez à la manière dont votre organisation a réagi à cette pandémie et à la manière dont elle peut mieux se préparer à des situations similaires à l’avenir.
• Les phénomènes météorologiques violents: Les incendies, les inondations, les ouragans, les tremblements de terre, les blizzards et les tornades peuvent survenir en un instant. Ils peuvent avoir un impact sur votre entreprise en menaçant la sécurité de votre personnel, en causant des dommages physiques aux installations et en perturbant les opérations, ce qui entraîne des pertes financières.
• Les pannes d’électricité : Tout comme les catastrophes naturelles, les pannes d’électricité et de services publics peuvent avoir de graves répercussions sur les activités quotidiennes et endommager les biens matériels. Cette situation peut à son tour perturber les services aux clients et diminuer la productivité.
• Atteintes à la cybersécurité : Les violations de données, les piratages, les vols de données et autres attaques de cybersécurité peuvent entraîner la perte de données commerciales ou l’exposition de données confidentielles. Une violation grave peut nuire à la réputation et aux finances de votre entreprise.

Cette étape de l’élaboration de votre plan peut prendre un certain temps. Toutefois, il est essentiel d’élaborer un plan de continuité des activités complet qui prenne en compte les risques auxquels votre entreprise est exposée. Si ces menaces ne sont pas identifiées, il sera plus difficile d’élaborer des plans pour les combattre.

Définir des stratégies de récupération

Jusqu’à présent, vous avez

• Mettre en place une équipe de gestion de la continuité des activités
• Identifier les objectifs de votre plan de continuité de l’activité
• Déterminer les processus et les fonctions qui sont essentiels à votre entreprise
• Évaluation des menaces et des risques potentiels pour votre entreprise

Ensuite, vous élaborerez des stratégies de récupération qui tiennent compte de ces risques et protègent les fonctions essentielles de votre entreprise de l’impact négatif d’une situation d’urgence, tout en améliorant votre réponse globale à la situation d’urgence.

Dans vos stratégies de rétablissement, répondez à des questions telles que les suivantes :

• Que fera l’organisation si les responsables ne sont pas disponibles ? Qu’en est-il du personnel essentiel ?
• Que faut-il faire si les installations sont endommagées ou inaccessibles ?
• Quel est le processus de récupération en cas d’attaque de cybersécurité ou de violation de données ?
• Que faut-il faire si les stocks sont faibles ou inexistants ?
• Quel est le système de communication prévu en cas de panne d’électricité, d’eau ou d’autres services publics ?
• Quelle est la politique en matière de travail à distance si la santé et la sécurité des employés sont affectées ?

Vous pouvez également adopter une approche différente de votre stratégie de reprise et planifier en fonction du département ou de l’équipe. Pensez à des départements tels que

• Service à la clientèle
• Cadres
• Cadres et superviseurs
• Personnel d’inventaire et d’étage
• Expédition et réception
• Fournisseurs
• Maintenance
• Sécurité
• IT
• Administration
• Parties prenantes
• Partenaires ou vendeurs tiers

Réfléchissez à la manière dont les besoins de chaque département diffèrent et à la place qu’ils doivent occuper dans votre plan de continuité des activités.

Testez et améliorez votre plan

Il est essentiel de tester votre plan de continuité des activités. Présentez le plan à vos parties prenantes pour un examen formel afin qu’il puisse être modifié ou élargi si nécessaire. Encouragez les personnes qui examinent le plan à en signaler les faiblesses ou les lacunes.

Une fois les mises à jour effectuées, effectuez des visites et des exercices de formation. Lors d’une visite, les membres de l’équipe passent en revue chaque élément du plan de continuité des activités afin d’identifier les problèmes qui doivent être résolus. Vous pouvez effectuer des exercices ou des exercices grandeur nature pour tester votre équipe sur ce qu’elle a absorbé au cours de sa formation.

Un autre moyen de tester votre plan consiste à organiser un exercice sur table. Ils se déroulent généralement dans une salle de réunion, où un facilitateur de l’exercice dirige une équipe à travers le plan. Des questions sont posées et des réponses sont apportées, et le scénario est joué au cours d’une discussion.

Prévenir les menaces et s’en remettre grâce à des solutions de communication efficaces

Un plan de continuité des activités adéquat prépare votre organisation à faire face à l’imprévu, qu’il s’agisse d’une catastrophe naturelle, d’une menace pour la sécurité, d’une panne d’électricité ou d’une crise de santé publique. Votre plan de continuité des activités permet de réduire les risques et de minimiser les dommages causés à vos installations, ainsi qu’à la réputation de votre marque.

La planification de la continuité des activités ne se limite toutefois pas à la récupération des actifs physiques ou des données perdues. Il s’agit également de renforcer les compétences de votre organisation en matière de communication, tant interne qu’externe. C’est pourquoi Rave Mobile Safety fournit des solutions de communication critiques à de nombreuses entreprises, mais aussi à des établissements de santé, des écoles, des organisations gouvernementales et des communautés.

Une solution de communication critique permet à votre équipe de partager et de recevoir les bonnes informations dans les situations d’urgence. Et ce n’est pas tout. Notre gamme de solutions de communication et de collaboration comprend

• Un système sécurisé de notification de masse qui atteint les personnes par le biais de textes, de courriels, d’ordinateurs de bureau, de panneaux numériques et de systèmes de sonorisation.
• Une application de sécurité personnelle qui protège les employés grâce à des fonctions d’enregistrement, des ressources en matière de sécurité et des systèmes de messages anonymes.
• Un portail en ligne où les utilisateurs peuvent accéder aux politiques et procédures d’urgence à partir de n’importe quel appareil
• Un outil de communication qui permet de réagir rapidement et de collaborer en temps réel avec les intervenants en cas d’urgence.

Renforcez votre plan de continuité des activités avec les meilleures solutions de communication de Rave. Pour en savoir plus sur les solutions de Rave pour les entreprises ou pour personnaliser votre propre ensemble de solutions, planifiez une démonstration dès aujourd’hui.