Évaluer les lacunes dans la communication d’urgence à l’école

Les écoles doivent identifier les situations de crise auxquelles elles sont susceptibles d’être confrontées et s’y préparer, qu’il s’agisse d’intempéries, d’incendies, de crises de santé mentale ou d’agresseurs actifs. De la même manière que l’on procède à des exercices pour savoir ce qu’il faut faire en cas d’urgence, l’examen de votre stratégie de communication peut vous aider à repérer les lacunes dans la communication du bon message aux bonnes personnes au milieu d’une réponse à un incident.

Pour les districts scolaires qui ont adopté la technologie du bouton de panique, les administrateurs, les enseignants et le personnel disposent d’un outil de communication qui leur permet d’alerter le 9-1-1 à partir de leur smartphone. Ce précieux outil de communication bidirectionnelle déclenche également une stratégie de communication d’urgence à 360 degrés, garantissant que les premiers intervenants, les parents et les tuteurs reçoivent les informations dont ils ont besoin au bon moment.

Communication critique en cas d’urgence à l’école

Lorsqu’une tragédie survient, les écoles ne peuvent pas se permettre de retarder le moment où elles préviennent le 9-1-1 et les autres personnes présentes sur place. Avec cinq (5) parties prenantes clés qui ont toutes besoin d’informations, tout le monde n’a pas besoin des mêmes informations simultanément.

• Les répartiteurs 9-1-1 doivent connaître le type d’incident pour commencer à évaluer la réponse appropriée.
• Les premiers intervenants doivent bien comprendre la disposition du campus, les points d’entrée et les dangers potentiels auxquels ils sont confrontés à leur arrivée.
• Les administrateurs scolaires veulent comprendre les élèves, les enseignants et le personnel qui manquent à l’appel.
• Les enseignants et le personneldépendent des ordres ou des instructions de mise à l’abri pour conduire les enfants vers le site de regroupement prédéterminé.
• Les parents et les tuteurs voudront être régulièrement informés de la localisation de leurs enfants et des mesures prises pour résoudre l’incident.

Il est essentiel de veiller à ce que les protocoles de communication d’urgence soient optimisés pour que toutes les parties prenantes soient informées des détails dont elles ont besoin.

Messages ciblés en cas d’urgence

Lorsque chaque seconde compte, les systèmes de notification de masse ciblés permettent de transmettre le bon message aux bonnes personnes au bon moment. L’envoi de trop peu (ou trop de détails) aux parents et aux tuteurs, par exemple, peut entraîner des rumeurs, des informations erronées et la panique, ce qui peut entraver les efforts de réponse.

Il est essentiel de fournir aux premiers intervenants et aux services d’urgence le plus grand nombre possible de détails essentiels, notamment les plans du bâtiment, les voies d’évacuation et, si possible, une vidéo en direct de la scène. Les enseignants et le personnel sur place ont besoin d’informations différentes, notamment les ordres d’évacuation ou de mise à l’abri, et le moment où les commandants de l’incident donnent l’ordre de conduire les élèves vers la zone de regroupement.

Les destinataires peuvent être choisis en fonction de la géolocalisation, du rôle ou d’une autre catégorie prédéfinie. Des notifications d’urgence ciblées permettent de protéger les informations sensibles et de réduire les interruptions inutiles de l’apprentissage, tout en veillant à ce que les principales parties prenantes restent informées.

Examen visant à améliorer les plans d’intervention d’urgence

Une situation d’urgence à l’école est rarement un événement simple et direct, c’est pourquoi chaque année scolaire nécessite une révision des plans d’intervention d’urgence et des processus de communication. Les bilans après action offrent un aperçu précieux de l’efficacité et de l’efficience de la communication critique.

Voici quelques points à revoir après un exercice ou un événement réel :

• Points forts de la notification initiale : Dans quelle mesure les administrateurs, les enseignants et le personnel de l’école sont-ils bien formés à ce qui se passe une fois qu’ils sont alertés d’une situation d’urgence ?
• Connaissance de la situation : Le 9-1-1 et les forces de l’ordre disposaient-ils des plans d’installation et des plans d’étage les plus récents pour aider les premiers intervenants sur place à intervenir ?
• Instructions de la communauté : Dans quelle mesure les parents et les tuteurs ont-ils été tenus au courant de l’évolution de la situation au cours de l’incident ou des instructions relatives à la réunification ?
• Communications post-événement : Comment avons-nous communiqué les résolutions de l’incident, nos conclusions après l’événement et les recommandations pour l’amélioration continue de notre stratégie de communication d’urgence ?

En examinant les exercices et les incidents réels, les administrateurs, les responsables des ressources scolaires et les membres du personnel peuvent identifier les points à améliorer et procéder à des ajustements avant le début de chaque année scolaire.

Améliorer la communication d’urgence de votre école

Un système complet de communication d’urgence dans les écoles ne se limite pas aux alarmes incendie et aux appels téléphoniques automatisés. La communication multicanal est cruciale. La plateforme de notification de masse de Rave peut envoyer des alertes d’urgence à différents canaux de communication pour s’assurer que les informations vitales parviennent aux personnes concernées. En trois clics, envoyez simultanément des alertes par courrier électronique, voix, SMS, médias sociaux et signalisation numérique. Notre système de notification de masse traduit automatiquement les messages destinés aux enseignants, au personnel, aux parents et aux tuteurs dans plus de 60 langues, de sorte qu’aucune partie prenante ne manque d’informations ou d’instructions précieuses.

Comme l’explique Todd Miller, premier vice-président des programmes stratégiques chez Rave Mobile Safety, « les communications de crise doivent être revues périodiquement pour s’assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde. Les outils, les technologies et les procédures modernes existent pour que les chefs d’établissement puissent communiquer efficacement avec toutes les parties tout au long du cycle de vie des urgences scolaires ».

À propos de la plateforme Rave pour les écoles

Chez Rave Mobile Safety, une société de Motorola Solutions, nous proposons une gamme d’outils de communication et de gestion des incidents critiques qui aident les autorités scolaires à protéger leurs élèves et la communauté du campus. La plateforme Rave contribue à protéger les écoles et les élèves dans tout le pays, et nos solutions s’intègrent parfaitement à l’infrastructure de communication existante. Pour en savoir plus sur nos solutions clés en main et personnalisables, contactez nos experts en sécurité.