Rédaction d’un rapport complet après action
L’efficacité de la réaction d’une organisation en cas d’urgence dépend des plans et des protocoles mis en place avant que le scénario ne se produise. Si les organisations veulent protéger leur personnel, leurs biens et leur productivité, elles doivent disposer de procédures d’intervention en cas de crise approfondies et bien documentées. En outre, les plans de réponse aux crises doivent être adaptés au type d’événement ; une situation de tir actif nécessite une réponse très différente de celle d’une panne informatique.
Il est donc essentiel que les gestionnaires de crise élaborent des plans d’intervention complets pour les différents types d’urgence. Mais ces plans ne doivent pas être des documents statiques. Au contraire, ils doivent être évalués et modifiés fréquemment pour garantir leur exactitude, leur exhaustivité et leur efficacité.
Les exercices sont un excellent moyen d’évaluer les procédures d’intervention en cas d’urgence. Après un exercice, les équipes de gestion des incidents peuvent créer un rapport après action (RAA) afin de documenter l’exercice et d’évaluer le plan d’intervention existant. Le processus de rapport après action peut également être mis en œuvre après une crise réelle afin d’analyser les procédures d’urgence et d’identifier les domaines à améliorer. La création d’un rapport après action après chaque exercice et chaque crise permet aux administrateurs d’évaluer en permanence les plans d’intervention d’urgence et de les faire évoluer afin d’améliorer les résultats des crises.
Une vue d’ensemble du rapport après action
Le rapport après action (ou After Action Review) a vu le jour dans l’armée américaine dans les années 1970 pour permettre aux soldats de discuter d’un événement afin d’en tirer des leçons et d’améliorer les actions et les missions futures. L’armée utilise toujours les AAR, et ce processus d’examen a également été adopté par des organisations gouvernementales, des écoles, des établissements de soins de santé et des entreprises de tous secteurs.
Principaux avantages des rapports après action
Le rapport après action constitue un cadre formel dans lequel les parties intéressées peuvent discuter d’un exercice ou d’un scénario de crise réel. Cette procédure officielle est plus bénéfique qu’une discussion informelle car elle garantit que chaque personne impliquée a la possibilité de partager son expérience et de la faire enregistrer. En outre, il est plus facile pour tout le monde de comprendre l’objectif du RAA : identifier les erreurs et apporter des changements proactifs pour éviter que ces erreurs ne se reproduisent.
Le format procédural d’un examen après action permet aux administrateurs de documenter et d’évaluer plus facilement tous les aspects d’une situation. Les gestionnaires de crise peuvent étudier le rapport pour mieux comprendre les protocoles de réponse qui ont bien fonctionné et ceux qui n’ont pas fonctionné. Ils peuvent ensuite modifier les plans de gestion des incidents afin d’améliorer les résultats du prochain exercice ou événement. En outre, une bibliothèque de rapports après action permet une analyse approfondie afin de découvrir les problèmes et les tendances récurrents.
Modèle de rapport après action
Il n’y a pas deux rapports après action identiques, mais tous doivent comporter ces sections essentielles :
- Initialisation : Commencez par définir l’événement à examiner. Cette section doit comprendre une description détaillée de l’événement lui-même (par exemple, un exercice ou une crise réelle), y compris les dates, les heures, les lieux et les personnes impliquées. Il est essentiel de définir clairement les attentes et les objectifs : chefs d’équipe/responsables d’incidents désignés, délais d’intervention prévus et résultats escomptés. Soyez aussi clair et complet que possible.
- Révision : La partie suivante du rapport doit décrire ce qui s’est réellement passé au cours de l’incident/exercice. Incorporez autant de détails que possible, y compris une chronologie des événements, une liste des personnes/ressources impliquées, une description des actions entreprises et un compte rendu des résultats. Permettez à toutes les personnes impliquées de partager leur expérience et leurs observations ; la multiplicité des points de vue permet de se faire une idée plus précise de ce qui s’est passé.
- L’analyse : Il est temps d’analyser chaque élément de la réponse. Comparer les attentes définies avec ce qui s’est réellement passé afin d’identifier les succès et les échecs. Il est essentiel de documenter exactement ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné.
- Prochaines étapes : Enfin, utilisez les informations tirées de l’étape précédente pour élaborer des mesures claires et réalisables afin de remédier aux éléments du plan d’intervention qui n’ont pas bien fonctionné. Un RAA ne doit pas être pris pour une critique ou un jugement. L’objectif est plutôt de créer un document instructif qui peut être utilisé pour développer et améliorer les plans d’urgence.
Le respect de ce format garantit que le rapport après action contient toutes les informations nécessaires, depuis le contexte jusqu’aux prochaines étapes. L’utilisation d’un modèle facilite également la lecture et la comparaison des rapports après action, ce qui permet une analyse approfondie des changements et des tendances à long terme.
Intégrer les rapports après action dans la planification de la gestion des crises
Les bilans après action peuvent améliorer considérablement la préparation aux situations d’urgence ainsi que l’efficacité globale des procédures de réponse aux crises. Cependant, il est essentiel de définir clairement l’objectif du rapport après action dès le départ. En outre, le processus de RAA doit inclure toutes les parties prenantes clés, mais l’implication d’un trop grand nombre de personnes peut créer de la confusion.
Avant d’entamer la discussion, assurez-vous que tout le monde comprend qui dirige la conversation. Vérifiez que chaque personne a la possibilité de contribuer, mais gardez le contrôle de la discussion pour vous assurer que tous les points clés sont abordés. En l’absence d’un animateur clair, la conversation peut rapidement dévier vers des tangentes et des reproches. La désignation d’un animateur de discussion compétent est particulièrement cruciale pour les réunions virtuelles ou les groupes hybrides comprenant du personnel en personne et à distance.
Enfin, créez un environnement positif et ouvert, en particulier pendant les parties de la réunion consacrées à l’analyse et aux prochaines étapes. Permettez à chaque personne d’exprimer ses idées et d’apporter des solutions potentielles. Encouragez un retour d’information honnête, mais évitez de blâmer ou de rejeter les suggestions d’emblée. Une fois que tout le monde s’est mis d’accord sur une liste de mesures à prendre, désignez quelqu’un pour finaliser le RAA et le distribuer aux parties concernées.
Améliorer la préparation aux situations d’urgence grâce à des solutions de communication
Le rapport après action est un outil de gestion de crise extrêmement utile pour les administrateurs d’écoles, d’hôpitaux, d’organisations gouvernementales et d’entreprises. Ce processus d’examen formel permet à chacun d’entendre plusieurs points de vue et d’obtenir un aperçu détaillé des réussites et des échecs survenus lors d’un exercice ou d’un événement de crise. Les administrateurs peuvent utiliser ces informations pour améliorer les procédures d’urgence et obtenir de meilleurs résultats.
Le rapport après action n’est qu’un exemple du rôle essentiel que jouent la communication et la collaboration dans une gestion de crise efficace. Les administrateurs peuvent améliorer les résultats des interventions d’urgence en élaborant des protocoles de communication complets et en mettant en place des outils et des systèmes pour faciliter ces conversations.
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