Écoles catholiques de l’archidiocèse de Baltimore
Témoignage client
Archidiocèse de Baltimore
Écoles catholiques
Défis relevés
Détails pour les clients
Les écoles catholiques de l’archidiocèse de Baltimore dispensent une éducation centrée sur le Christ qui est excellente sur le plan académique et qui permet aux élèves d’atteindre leur plein potentiel – spirituellement, intellectuellement, physiquement, socialement et moralement.
Solution
SwiftK12
LE DÉFI
Pour les administrateurs, les enseignants et le personnel des écoles catholiques de l’archidiocèse de Baltimore, une partie de leur mission consiste à renforcer les capacités intellectuelles, physiques et sociales de leurs élèves. Plus de 13 000 élèves sont inscrits dans le système scolaire catholique, qui comprend 48 écoles élémentaires, collèges et lycées. Les écoles sont situées dans la ville de Baltimore, ainsi que dans les comtés d’Allegany, Anne Arundel, Baltimore, Carroll, Frederick, Harford, Howard et Washington.
Les administrateurs des écoles catholiques de l’archidiocèse de Baltimore cherchaient un moyen facile de communiquer efficacement avec les enseignants, le personnel et les parents. Ils ont cherché à mettre en place un système de notification scolaire dans toutes les écoles et au siège, qui permettrait aux administrateurs d’avertir simultanément les enseignants, le personnel et les parents en cas d’urgence.
La solution
Le système de notification SwiftK12, qui s’intègre directement au système d’information des élèves de l’archidiocèse appelé PowerSchool, a été mis en place en 2016. « Nous nous appuyions sur un arbre téléphonique dans chaque école », a déclaré Sunda Cramer, responsable de l’application des systèmes étudiants pour l’archidiocèse de Baltimore. « La communication se faisait vraiment au niveau de l’école. En cas de fermeture, nous devions regarder les informations locales pour savoir si l’école ou le bureau était fermé. En cas d’urgence à l’école ou dans notre bâtiment, il suffisait d’appeler les parents et le personnel.
SwiftK12 est un système de notification qui permet aux administrateurs de communiquer avec les enseignants, le personnel et les parents ou tuteurs sans quitter l’application PowerSchool. Il est accessible via une connexion unique, ce qui permet aux administrateurs d’exploiter toutes les capacités démographiques de PowerSchool et de communiquer de manière plus pertinente.
Environ 1 500 membres du personnel envoient ces messages par voie vocale, par courrier électronique et par SMS. Après la mise en œuvre de SwiftK12, les membres du personnel ont évalué la manière dont ils utilisaient le système de notification de l’école.
« Au départ, nous avions l’intention d’utiliser le système de notification strictement comme un système d’urgence. Rapidement, les écoles elles-mêmes ont compris l’intérêt du système et ont commencé à l’utiliser comme outil de communication avec leurs parents. »
SUNDA CRAMER
GESTIONNAIRE DE L’APPLICATION DES SYSTÈMES ÉTUDIANTS
ARCHIDIOCÈSE DE BALTIMORE
Le résultat
Selon M. Cramer, le personnel des écoles catholiques de l’archidiocèse de Baltimore envoie environ 13 000 messages par jour au niveau du district, tandis que le personnel de chacune des 48 écoles envoie ses propres messages aux parents. Selon M. Cramer, ces messages parentaux s’élèvent à environ 5 000 par jour.
La plupart de ces écoles ont supprimé les dossiers à emporter comme principal moyen de communication avec les familles. Le système SwiftK12 est désormais utilisé pour envoyer des messages hebdomadaires. « Certaines écoles envoient plus de 600 messages par mois à leurs parents », a-t-elle ajouté. Certains de ces messages comprennent une communication hebdomadaire avec les parents, ce qui a permis de mettre fin aux courriers du lundi.
Des messages sont également envoyés par le Département des écoles catholiques pour informer les enseignants et les parents des pannes des systèmes informatiques. Les enseignants reçoivent également des informations sur les possibilités de formation et les parents sont invités à vérifier leurs coordonnées personnelles.
Plusieurs enseignants d’un lycée cherchaient des moyens de communiquer directement avec les élèves et leurs familles, plutôt que de « copier et coller des adresses électroniques dans Outlook », a déclaré M. Cramer. L’année dernière, le lycée a mis en place SwiftK12 for PowerTeacher, qui permet aux enseignants d’envoyer des messages aux élèves et à leurs familles par courrier électronique, appels vocaux ou textes. Ces messages peuvent inclure des devoirs, des rappels d’examens et des feuilles de permission.
Les administrateurs ont récemment ajouté le module PDF Builder à leur implémentation de SwiftK12. PDF Builder est un outil sécurisé de livraison de documents qui permet aux enseignants et au personnel d’envoyer automatiquement aux familles des élèves des bulletins de notes et d’autres documents PDF spécifiques à l’élève par voie électronique. Les documents peuvent être protégés par un mot de passe pour plus de sécurité et partagés directement dans le portail PowerSchool pour les parents.
« Avant d’utiliser le PDF Builder, nous envoyions par la poste ou distribuions nos rapports d’activité à la maison », a-t-elle déclaré. « Lorsque le COVID a frappé, nous avons tout de suite su que nous avions besoin d’un autre moyen d’envoyer les rapports à la maison parce que les écoles fermaient ».
Pour l’année scolaire 2020-2021, M. Cramer s’attend à ce que les membres du personnel utilisent davantage le module PDF Builder.
« Mes écoles ont demandé à ce que les identifiants PDF Builder soient configurés pour tous les rapports et lettres qu’elles envoient normalement à la maison, afin de passer à l’écologie et de ne plus envoyer de papier à la maison », a-t-elle déclaré.
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