Le Rancho Santiago Community College District passe à Rave Alert pour des notifications plus rapides lors de catastrophes survenant sur l’ensemble du campus
Témoignage client
Le Rancho Santiago Community College District passe à Rave Alert pour des notifications plus rapides lors de catastrophes survenant sur l’ensemble du campus
Industrie
Défis relevés
Détails pour les clients
40 000 contacts, dont des étudiants, des professeurs, du personnel, des ouvriers du bâtiment et d’autres personnes dans Rave Alert
Solution
LE DÉFI
Le RSCCD est situé dans le comté d’Orange en Californie et se compose de deux community colleges, le Santa Ana College et le Santiago Canyon College. Le bureau du district et d’autres installations comprennent des centres d’éducation, un centre de formation des pompiers et l’académie régionale de formation du shérif du comté d’Orange. Le district englobe 24 % du comté d’Orange, de Santa Ana et Anaheim Hills à certaines parties d’Irvine et Anaheim.
Lorsqu’il s’est agi de trouver un nouveau fournisseur pour le système de notification d’urgence du RSCCD, M. Bland et le district se sont concentrés sur la facilité d’utilisation, l’efficacité et la fiabilité. Le nouveau système devait être mobile, et non uniquement pour les ordinateurs de bureau.
« Je voulais qu’il soit facile à utiliser, mais aussi qu’il atteigne les destinataires prévus », a-t-elle déclaré. « Nous avons un grand district qui s’étend sur plusieurs villes. Nous avons deux campus principaux et sept centres, dont un collège pour adolescents, cinq centres de développement de l’enfant et des centres pour les anciens combattants. Je voulais que toutes ces personnes puissent être contactées et je voulais que cela soit fait en temps voulu ».
Dans l’ancien système de notification d’urgence, les messages étaient bloqués, de sorte qu’ils n’étaient pas transmis aux destinataires, ce qui donnait lieu à de nombreuses rétrocessions de messages.
M. Bland recherchait un système de notification d’urgence capable de gérer environ 40 000 utilisateurs, dont des étudiants, des employés, du personnel, des visiteurs, des fournisseurs, des entrepreneurs et même des parents dont les enfants fréquentent le centre de développement de l’enfant. Le RSCCD a consulté plusieurs fournisseurs et, après avoir parlé à de nombreux pairs, M. Bland et le district ont choisi Rave Alert comme système de notification d’urgence.
Le service informatique du RSCCD était préoccupé par la mise en œuvre d’un nouveau système dans son environnement actuel, en particulier lorsqu’il s’agissait de changer de fournisseur et de télécharger des données. Après avoir travaillé avec Rave et suivi une formation sur Rave Alert, toutes leurs inquiétudes ont été dissipées.
« C’était simple et cela a pris peu de temps », a déclaré M. Bland. « Ils ont résolu tous les problèmes et tout a été terminé en une heure. C’était vraiment génial ».
La solution
Le district a mis en place Rave Alert début 2017, en le testant chaque trimestre. Le RSCCD était prêt lorsque l’incendie Canyon 2 s’est déclaré dans le quartier d’Anaheim Hills à Anaheim cet automne-là. Le feu de broussailles s’est rapidement propagé, brûlant finalement 9 217 acres dans la région.
Le feu a brûlé jusqu’aux abords du campus du Santiago Canyon College, sautant le campus et pénétrant dans la communauté voisine. Au fur et à mesure de l’évolution de l’incendie, les services de police et d’incendie locaux ont été débordés par les entités locales qui ont brûlé, et le service de sécurité et de sûreté publique du RSCCD a géré sa propre évacuation et le contrôle des rues autour du campus.
« Moi-même et mon lieutenant n’étions pas au bureau. Des broussailles brûlaient et nous avons dû procéder à une évacuation ; c’était vraiment grave », a déclaré M. Bland. « Lorsque nous avons décidé d’évacuer et que nous avons dû envoyer une notification, nous avons simplement utilisé nos téléphones portables pour envoyer une alerte pendant que nous éteignions de petits feux de broussailles près de la limite du campus. C’est pourquoi je suis un grand fan de Rave. Nous avons simplement utilisé notre téléphone portable et envoyé des messages en succession rapide. Nous avons évacué notre campus en peu de temps grâce à l’alerte Rave ».
Mme Bland a expliqué que l’ancien système de notification d’urgence aurait exigé que quelqu’un se rende au bureau et se connecte à un ordinateur pour envoyer les notifications. « On ne pouvait pas voir sur le campus à cause de la fumée et des flammes », a-t-elle déclaré. « Des broussailles brûlaient à l’extérieur de notre campus.
Lorsque l’incendie s’est déclaré, quatre messages ont été envoyés au texte et au courrier électronique de Santiago Canyon au cours de cette seule journée. L’alerte initiale annonçait la fermeture et l’évacuation du campus, et les messages suivants indiquaient les routes fermées afin que les étudiants et le personnel restants sachent comment partir. Un autre message a été envoyé plus tard à la communauté du Santa Ana College pour lui demander d’évacuer les lieux lorsque de la fumée s’y accumulait. Des messages ont été envoyés le lendemain matin et le soir pour annoncer que les deux campus étaient fermés, et d’autres messages ont été envoyés pour informer de la reprise des cours.
« Nous avons pu nous mobiliser si rapidement que les gens n’ont pas paniqué parce qu’ils savaient ce qui se passait et que nous avons fait évacuer notre campus« , a déclaré Mme Bland. « C’était facile. C’est ce que je voulais. En cas d’urgence, vous avez suffisamment de soucis à vous faire ; vous ne voulez pas non plus vous préoccuper des notifications d’urgence. Communauté du collège sur
« Nous avons pu nous mobiliser si rapidement que les gens n’ont pas paniqué parce qu’ils savaient ce qui se passait et que nous avons fait évacuer notre campus.
TONI BLAND
CHEF DE LA SÛRETÉ ET DE LA SÉCURITÉ DU DISTRICT
RANCHO SANTIAGO COMMUNITY COLLEGE DISTRICT
Le résultat
Après l’incendie de Canyon 2, un rapport d’action a été établi et l’un des points à traiter était l’inclusion des entrepreneurs, des parents d’enfants du centre de développement de l’enfant et d’autres personnes dans Rave Alert. Par exemple, les entrepreneurs n’ont pas été informés du plan d’évacuation dès le début de l’incendie.
En conséquence, le RSCCD a mis en place la fonction SMS Opt-In de Rave Alert, qui permet au service de police de Santa Ana, à la police du district scolaire unifié de Santa Ana, aux parents, aux ouvriers du bâtiment, aux vendeurs, aux participants à des événements spéciaux et à d’autres personnes de s’inscrire temporairement au système de notification de masse Rave en envoyant un mot-clé par SMS à un code court. Lorsqu’un événement se produit, ils reçoivent des messages et des informations sur des situations particulières. Le SMS Opt-In peut expirer automatiquement à une date précise ou après un certain délai.
« Chaque fois que nous envoyons une alerte, nous cochons simplement la case », a déclaré M. Bland. « Vous n’avez pas besoin de faire beaucoup de travail pour inclure les personnes qui se sont inscrites. C’est la beauté de Rave. En cas d’urgence, il y a un peu de chaos et un peu de stress, vous ne voulez pas avoir à réfléchir trop longtemps parce que vous avez des intérêts contradictoires en tête ».
Le RSCCD a depuis utilisé Rave Alert pour informer sa communauté de la survenue d’une panne d’électricité et d’une importante fuite d’eau. Après une formation initiale sur Rave Alert, Mme Bland a déclaré que la communauté du district s’attendait à recevoir des alertes.
« Tout le monde est à l’écoute et s’attend à recevoir des messages », a-t-elle déclaré. « Ils veulent ces informations et c’est très bien.
« Rave Alert contribue à la sécurité des personnes », a ajouté Mme Bland. « Nous sommes l’un des plus grands districts de Californie et le fait de disposer d’un moyen d’envoyer rapidement et facilement des informations à l’ensemble de nos 40 000 parties prenantes est inestimable ».
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