Le SMS Opt-In de Rave Alert permet à Virginia Beach d’avertir les festivaliers
Témoignage client
Le SMS Opt-In de Rave Alert permet à Virginia Beach d’avertir les festivaliers
Industrie
Défis relevés
Communication critique, Notification de masse, Sécurité et protection
Détails pour les clients
Virginia Beach est la plus grande ville de Virginie, avec plus de 440 000 habitants et environ 19 millions de visiteurs chaque année.
Solution
LE DÉFI
Virginia Beach n’est pas étrangère aux grandes foules. Cette communauté balnéaire du sud-est de la Virginie accueille chaque année des millions de touristes, attirés par les plages de sable, la promenade de 3 miles de long et les nombreux magasins et musées de la ville.
Cependant, les responsables de la sécurité de Virginia Beach savaient que la ville recevrait plus de visiteurs que d’habitude pour le tout premier festival Something in the Water. S’étendant sur trois jours en avril, le festival a été créé par le producteur/rappeur (et natif de Virginia Beach) Pharrell Williams et propose une vaste programmation musicale. Lorsque les 35 000 billets du festival ont été vendus, il est devenu évident pour les responsables de la sécurité publique qu’un système de messagerie d’urgence fiable et dynamique était essentiel.
« Nous organisons plus de 700 événements spéciaux tout au long de l’année », a déclaré Erin Sutton, directrice du bureau de gestion des urgences de la ville. « Nous sommes confrontés à des intempéries, à des fermetures de routes et à des changements d’horaires qu’il est difficile de communiquer à grande échelle dans toute la ville, à moins que les gens ne se soient abonnés au système d’alerte traditionnel. Nous avions besoin d’un moyen d’utiliser les notifications de masse de manière plus dynamique, ce qui nous permettrait de mieux assurer la sécurité de nos visiteurs ».
La solution
Avec Rave Alert, connu à Virginia Beach sous le nom de VBAlert, les festivaliers de Virginia Beach avaient la possibilité d’envoyer par SMS un mot-clé à un code court qui les inscrivait automatiquement aux alertes d’urgence. Les messages envoyés à ces visiteurs temporaires ont été programmés pour expirer automatiquement à une date précise afin que les participants ne reçoivent plus d’alertes après la fin du festival.
C’est la première fois que la ville utilise la fonction « opt-in », a déclaré Stephen Williams, directeur des communications d’urgence et des services aux citoyens. En promouvant un code SMS Opt-in dans la communication précédant l’événement et tout au long du festival, Williams et son équipe ont pu s’assurer qu’ils pouvaient envoyer des messages à de nombreux participants au festival.
Selon M. Williams, il était essentiel de pouvoir avertir les personnes présentes au festival.
« Le problème des notifications de masse aujourd’hui réside en partie dans le fait que, bien qu’il soit possible de partager des informations à l’aide d’une variété d’outils, comme les médias sociaux,
tout le monde ne souscrit pas à une seule plateforme », a-t-il déclaré. « Il a donc été très utile de pouvoir envoyer des avis officiels de la ville et d’utiliser un mot-clé qui a expiré après l’événement, de sorte que nous n’avons pas eu besoin de supprimer manuellement quelqu’un du système par la suite.
« Le système a envoyé automatiquement des alertes de tornades et d’orages violents aux citoyens et aux participants au festival. Pendant l’événement, j’ai pu facilement envoyer des alertes à partir de mon iPhone pendant le festival ».
STEPHEN WILLIAMS
DIRECTEUR DE LA COMMUNICATION D’URGENCE ET DES SERVICES AUX CITOYENS,
VIRGINIA BEACH, VA
Le résultat
L’équipe a fini par trouver de la valeur dans de nombreuses fonctionnalités de Rave Alert, qu’elle a déployé juste à temps pour Something in the Water (quelque chose dans l’eau).
« Vendredi, nous avons eu des conditions météorologiques difficiles », a déclaré M. Williams. « Le système a envoyé automatiquement des alertes de tornades et d’orages violents aux citoyens et aux participants du festival. Pendant l’événement, j’ai pu facilement envoyer des alertes à partir de mon iPhone alors que j’étais au festival ».
Outre les alertes météorologiques, l’équipe a utilisé Rave Alert pour faire connaître d’autres événements ayant un impact sur les festivaliers, notamment des fermetures de routes et des avis de stationnement.
Rave Alert n’a pas seulement contribué aux efforts de sécurité pendant le festival. Il a également permis à l’équipe de sonder les participants sur leur expérience après la fin de Something in the Water. Le sondage a reçu environ 1 700 réponses en seulement 12 heures, ce qui a permis à l’équipe d’obtenir des informations précieuses pour améliorer les événements futurs.
En outre, les capacités de reporting de Rave Alert ont permis à l’équipe de mettre en évidence ce qui a fonctionné et ce qui nécessite une attention particulière avant le prochain événement majeur de la ville.
Selon M. Sutton, toutes ces capacités étaient cruciales pour une ville comme Virginia Beach qui accueille des millions de touristes chaque année. Elle a ajouté que c’est un point que les autres communautés doivent garder à l’esprit lorsqu’elles envisagent de mettre en place des systèmes de notification de masse.
« Assurez-vous, lorsque vous planifiez vos notifications de masse, que vous tenez compte des visiteurs qui ne savent peut-être pas qu’ils peuvent s’inscrire à votre système d’alerte traditionnel », a-t-elle ajouté. « Le fait de pouvoir diffuser des messages ciblés en rapport avec un événement spécial ne peut qu’améliorer la préparation d’une ville.
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