Solutions de communication critique
Donnez du pouvoir à votre communauté, aux organismes publics, aux écoles et aux entreprises en leur fournissant les informations essentielles dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin, à tout moment. Qu’il s’agisse d’une urgence ou d’une mise à jour informative, envoyez des notifications de masse ou des messages ciblés en quelques secondes sur plusieurs canaux afin de tenir les personnes qui vous sont chères informées et en sécurité.
Des communications essentielles pour tenir tout le monde informé
Quelles sont les utilisations d’un système de communication critique ?
Qu’il s’agisse de collectivités locales ou régionales, d’établissements d’enseignement supérieur, d’universités, d’écoles primaires ou secondaires, d’établissements de santé ou d’entreprises, chacun peut utiliser une solution de communication critique pour améliorer ses stratégies de communication critique et quotidienne, opérationnelle et non urgente, afin de protéger et d’informer son personnel.
Les informations critiques peuvent être envoyées par de multiples canaux, que ce soit de manière audible par le biais d’appels vocaux, de sirènes, ou par le biais de logiciels mobiles de notification de masse sous forme de SMS (Short Message Service), d’appels vocaux, de courriels, d’ordinateurs de bureau ou de médias sociaux. En proposant diverses options et en permettant aux personnes de choisir la manière dont elles préfèrent recevoir les communications, on augmente la probabilité que les messages passent et que les gens aient la connaissance de la situation dont ils ont besoin pour rester en sécurité.
Quels sont les caractéristiques et les avantages des solutions de communication critiques ?
Veillez à ce que les gens sachent ce qui se passe autour d’eux afin qu’ils puissent agir dans les situations critiques pour rester en sécurité et informés.
Veillez à ce que toutes les bonnes personnes reçoivent le bon message aux moments les plus critiques grâce à de multiples canaux de communication, notamment les textos, les courriels, les médias sociaux et les alertes de bureau.
Créez des sous-ensembles ou des groupes de personnes en fonction de leur localisation, de leur rôle, etc. afin de leur fournir des ressources, des informations ou des instructions spécifiques sans alerter l’ensemble de la population.
Partagez les ressources essentielles sur le terrain par voie numérique pour éviter que les gens n’aient à fouiller dans des piles de papier ou des classeurs à trois anneaux. Fournir un flux vidéo en direct, des plans d’étage géoréférencés et des capacités de cartographie partageable qui permettront une visibilité complète de chaque situation au-delà du lieu, du type d’incident et des données sur les installations.
Diffusez instantanément les communications essentielles via le bureau pour atteindre les personnes, qu’elles soient au bureau ou à distance. Captez immédiatement leur attention si leur téléphone est dans l’autre pièce ou si leurs e-mails sont en arrière-plan.
Permettez aux entrepreneurs, parents, fans de sport et autres invités temporaires de s’inscrire de manière proactive aux alertes en envoyant un mot clé par SMS à un code court, sans être ajoutés à votre base de données d’enregistrement. Configurez des alertes pour une période donnée et permettez aux visiteurs de se retirer des notifications ultérieures après leur expiration.
Utilisez-le pour les communications internes de tous les jours concernant les accidents médicaux mineurs, les perturbations de la sécurité et les mises à jour administratives ou déclenchez une activation d’urgence en un seul clic pour vous connecter instantanément aux télécommunicateurs du 9-1-1, aux premiers intervenants et au personnel nécessaire pour une réponse immédiate. Permettre une réponse d’urgence complète avec des notifications immédiates et simultanées à toutes les parties appropriées et fournir des données riches et améliorées, y compris l’emplacement du dispositif, les informations sur l’installation et le type d’activation.
Permettez aux employés, aux membres de la communauté, au personnel de l’école et aux élèves de se sentir à l’aise et confiants lorsqu’ils s’adressent à la sécurité ou aux autorités locales, en sachant que leur signalement restera anonyme. Les autorités désignées peuvent répondre à tout texte soumis en temps réel pour recueillir des informations et des détails supplémentaires. Chaque rapport est enregistré pour être consulté ultérieurement afin d’aider à déterminer les tendances et les schémas d’incidents. La technologie de la dénonciation anonyme peut accroître l’engagement de votre communauté et l’empêcher de dissimuler des informations essentielles et opportunes qui permettront de protéger votre communauté contre les menaces, les brimades, les problèmes de santé mentale, les drogues et bien d’autres choses encore.
Sollicitez des réponses en temps réel par SMS, e-mail et/ou appels vocaux, le tout sans application pour atteindre les personnes que vous souhaitez atteindre et recueillir des commentaires critiques sur les symptômes du COVID, les changements d’horaires ou d’équipes, ou les impacts des intempéries. Recueillez et organisez leurs réponses dans des rapports de haute qualité, afin que vous puissiez analyser les réponses et prendre les mesures nécessaires.
Comment évaluer les solutions de communication critique
Le choix d’un système de communication critique ne doit pas nécessairement être un choix « tout ou rien », car de nombreuses solutions sont souvent conçues pour être intégrées. Par exemple, de nombreux systèmes d’alarme d’urgence sont conçus pour être compatibles avec le protocole d’alerte commun (CAP), un format standard international d’alerte d’urgence qui permet aux alertes créées dans un système d’être diffusées dans plusieurs systèmes compatibles.
Mais avant de vous engager dans un système unique pour votre communauté, il est conseillé d’évaluer l’efficacité des canaux de communication existants et de déterminer l’impact de l’ajout ou du remplacement des systèmes existants. En ce qui concerne la communication d’urgence pour les entreprises, les hôpitaux, les écoles et les communautés, il est recommandé de procéder à une évaluation des risques afin de déterminer les lacunes éventuelles dans l’atténuation des risques de blessures, de dommages matériels et de perturbation des activités.
Facilité d’utilisation pour tous
Tout le monde n’est pas à l’aise avec la technologie moderne. Tenter d’utiliser un « super-système de communication » pendant une situation d’urgence stressante peut être trop difficile pour certains. Par conséquent, quel que soit le système choisi, il doit être facilement compréhensible pour les administrateurs et les utilisateurs finaux, l’idéal étant que le fournisseur assure une formation sur place et une assistance à distance 24 heures sur 24.
Des canaux de communication multiples
L’un des défauts des pagers est qu’un nombre limité de caractères est autorisé par message. Cela peut créer des problèmes lorsque les communautés et les organisations doivent communiquer des instructions détaillées, et c’est pourquoi il est préférable d’évaluer les systèmes de notification de masse qui prennent en charge à la fois la messagerie courte (c’est-à-dire les SMS) et la messagerie longue (c’est-à-dire le courrier électronique ou le bureau). En outre, plus le système prend en charge de canaux de communication, plus la probabilité qu’une alerte d’urgence soit reçue est élevée.
Intégration aux systèmes de communication existants
Dans de nombreuses circonstances, les organisations et les collectivités ont investi dans des systèmes de communication partiels (c’est-à-dire l’affichage numérique) pour améliorer l’efficacité des messages dans leurs installations et leurs villes. L’évaluation de solutions de communication telles que les notifications de masse, les boutons de panique et les logiciels d’alerte anonyme qui s’intègrent aux systèmes existants peut améliorer l’efficacité de ces systèmes et aider les communautés et les organisations à se conformer à des législations telles que l’Americans with Disabilities Act et le Fire Alarm and Signaling Code de la NFPA.
Soutien de l’objectif national de préparation de la FEMA
L’objectif national de préparation de la FEMA définit ce que cela signifie pour l’ensemble de la communauté d’être préparée à tous les types de catastrophes et d’urgences. L’objectif énonce la nécessité de disposer de capacités « pour prévenir les menaces et les dangers qui posent le plus grand risque, s’en protéger, les atténuer, y répondre et s’en remettre ». Ces risques comprennent des événements tels que les catastrophes naturelles, les pandémies, les déversements de produits chimiques et autres dangers d’origine humaine, les attaques terroristes et les cyberattaques. La sélection d’une solution de communication critique doit évaluer la plate-forme par rapport à ces domaines clés.
Notification de masse des bénéficiaires distribués
Les systèmes de notification de masse avec des capacités de notification de masse à destinataires distribués sont simplement des systèmes qui permettent de segmenter les bases de données en groupes en fonction des rôles, des emplacements ou d’autres attributs des utilisateurs. La segmentation de la base de données est essentielle pour éviter que les communications d’urgence sensibles ne soient partagées avec l’ensemble de la base de données. Dans les situations non urgentes, la segmentation de la base de données améliore également les communications internes.
SMS Opt-in/Opt-out
Une fonction supplémentaire d’opt-in/opt-out SMS permet aux visiteurs, au personnel temporaire et à d’autres personnes d’opter pour le système afin de recevoir des alertes, des mises à jour et d’autres messages importants. Cette fonctionnalité fonctionne de manière comparable à celle du marketing par SMS au détail et n’entraîne pas de frais de gestion supplémentaires pour les administrateurs.
Un portail d’administration pour les utilisateurs finaux
Un portail d’administration pour l’utilisateur final – qui peut être utilisé pour sélectionner les préférences en matière de communication non urgente – peut sembler être un supplément non essentiel, mais il peut contribuer à atténuer la fatigue liée aux alertes. En permettant aux gens de choisir le mode de réception des communications non urgentes, le nombre de messages transmis par SMS est réduit. Ainsi, lorsqu’une urgence survient et qu’une alerte est envoyée par SMS, il y a plus de chances qu’elle soit reconnue comme un message important à lire.
Histoires de réussite des clients
« Rave a été une ressource de communication extraordinaire pour notre communauté. La capacité de personnalisation nous a permis de répondre aux besoins spécifiques de notre comté, tout en garantissant que nous délivrons le bon message aux bonnes personnes au bon moment. Nous voulions offrir des options. Nous ne voulions pas que les gens se désabonnent des alertes d’urgence parce qu’ils recevaient trop de notifications qui ne les concernaient pas. Aucune autre solution de notification de masse ne nous offrait ce que la plateforme combinée Rave nous offrait. »
« Une notification de masse est un message de confiance, alors que les médias sociaux sont formidables mais il y a tellement de désinformation. Tout le monde peut poster sur Twitter, Facebook et Instagram. Vous ne pouvez pas vous fier à son exactitude. Venant de la DDI ou du gouvernement local, vous pouvez faire confiance à ce message. Nous comblons les lacunes que la ville ne peut pas combler. Nous nous concentrons sur un système délibéré de notification de masse pour les commerces, les résidences, les hôtels et les écoles du centre-ville.. Nous les informons en cas d’incident critique, comme la fermeture d’une route, un incendie ou tout ce qui peut avoir un impact sur le centre-ville en termes d’évacuation et de circulation des personnes, ou en cas d’incident. Nous leur transmettons le message et ils le diffusent en interne. Quand vous avez un système comme Rave, cela relie vraiment les points et nous pouvons diffuser un message immédiatement. »
« Une personne informée est une personne intelligente. Notre propriété a une dynamique très intéressante, et Rave nous a aidés à nous assurer que chacun de nos résidents est informé, quel que soit le nombre de personnes que nous devons avertir et leurs différentes caractéristiques démographiques. Il semble que n’importe quel autre professionnel de la gestion immobilière peut utiliser Rave et en bénéficier tout autant. »
« Lorsque vous avez affaire à des durées d’attention courtes, plus une situation de crise, plus des gens qui ne sont pas sur le campus et d’autres qui sont sur le campus, vous devez trouver un moyen de garder tout le monde engagé lorsque vous essayez de toucher tout le monde avec le même message. Nous devons anticiper les questions que les gens se poseront, connaître les informations qu’ils voudront obtenir, et évaluer si les informations qu’ils veulent obtenir sont appropriées et proviennent de nous en tant que source. Nous devons disposer d’un système de diffusion fiable et c’est là que Rave intervient. »
Questions fréquemment posées sur la communication critique
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